Sipariş Oluşturma

Sıfırdan Sipariş Oluşturma

Promena sisteminde bir sipariş oluşturabilmek için tercih edilen yöntemlerden biri “Sıfırdan Sipariş Oluşturma” yöntemidir. Sol menüde yer alan Siparişler başlığı altında Sipariş Oluştur menüsüne tıklanarak yeni sipariş oluşturma ekranına ulaşılmaktadır.

Açılan sayfada sadece kırmızı yıldız ile işaretli bulunan alanlar zorunlu olarak doldurulmalıdır. Sayfada karşılaşılan;

· Başlık:Siparişin konusunun yazılabileceği metin girişi yapılan zorunlu alandır. Sipariş başlığı, 4 karakterden uzun, 50 karakterden kısa olmalıdır.

· Alıcı Sipariş Numarası: Alıcının ERP sistemi ile entegrasyon yapılması halinde, ERP sisteminde tanımlı sipariş numarasının yazılması için kullanılan metin girişi yapılan tercihe bağlı alandır.

· Sipariş Notu: Siparişe ilişkin notların yazılabileceği metin girişi yapılan alandır. Bu alana yazılan notlar siparişte seçilen Tedarikçi tarafından görüntülenmektedir.

· Tedarikçi:Siparişin geçileceği tedarikçinin seçildiği zorunlu alanıdır.

· Tedarikçi Yetkilisi: Siparişin geçileceği tedarikçi kullanıcısının seçildiği zorunlu olmayan alandır. Tedarikçi detay - Kullanıcılar sekmesinden Sipariş Yetkilisi olarak seçilen kullanıcı bilgisi otomatik olarak yansımaktadır. Sipariş bildirim maili yalnızca bu alanda seçilen kullanıcıya gönderilmektedir. Sipariş seçimlik listede yer alan tüm kullanıcılar tarafından Sipariş Yönetimi sayfasında görüntülenebilir.

· Para Birimi: Sipariş tutarının hesaplanacağı para birimidir. Zorunlu alandır. Alıcı altında tanımlı varsayılan para birimi otomatik gelir. Seçimlik listede, Alıcı’ya atanmış tüm para birimleri listelenir.

· Sipariş Şartları: Siparişe ait koşulların seçilebileceği alandır. Alıcı altında tanımlı tek bir Sipariş Şartı varsa otomatik gelir. Seçimlik listede Şirket Detay -> Sipariş Şartları sekmesinde tanımlı tüm sipariş şartları başlık bilgisiyle listelenir.

· Yetkili Kişi: Sipariş yetkilisi seçilir. Zorunlu alandır. Seçimlik listede Alıcı’da tanımlı tüm kullanıcılar listelenir, varsayılan değeri işlemi yapan kullanıcıdır.

Alanları doldurularak ekranın sağ alt bölümünde yer alan Kaydet butonuna tıklanmalıdır. Kaydet butonuna tıklanarak sipariş Kurulumdurumunda oluşturulur ve siparişe ait dört adet detay menü görüntülenebilir.

· Genel Bilgiler sayfasında; oluşturulan sipariş bilgilerine ait detaylar görüntülenebilir ve sipariş Kurulum durumundayken sipariş içerisinde değişiklik yapılabilir.

· Sipariş içerisine bir belge eklenebilmesi adına Belgeler menüsü açılarak Ekle butonuna tıklanır ve gerekli dosya bilgisayardan seçilerek onaylanır.

Yüklenen belgeye ait isim bilgisi, yüklenme tarihi ve yükleyen yetkili adı gibi bilgilere ulaşılabilir. Yüklenen belgenin silinebilmesi için çöp kutusu ikonuna, bilgisayara indirilebilmesi için indirme ikonuna tıklanabilir. Belgenin tedarikçiler tarafından görüntülenip görünülenemeyeceğine ise Tedarikçi Erişimi kolonunda yer alan buton aktif /pasif hale getirilerek karar verilebilir. Aktif durumda olması halinde tedarikçiler belgeleri görüntüleyebilir, pasif duruma olması halinde tedarikçiler belgeleri görüntüleyemezler.

· Siparişe ait kalemler, Kalem Bilgileri sayfası içerisinden düzenlenebilir. Yeni bir kalem eklemek için Ürün Ekle butonuna tıklanarak Alıcı şirketin rollerine veya kullanıcının sahip olduğu yetkilere göre karşılaşılacak olan aşağıdaki üç seçenek görüntülenmektedir;

· Katalogdan Ürün Ekle: Açılan pop-up’ta yer alan Katalog alanında kullanıcının görüntüleyebileceği katalog listesi yer alır. Katalog seçimi yapılarak ve seçilen katalog için genel bilgiler bölümünden tedarikçilere ait tanımlı fiyata sahip ürün listesi görüntülenebilir. İstenilen ürün Seçbutonuna tıklanarak siparişe eklenebilir.

· Ürün Ekle: Açılan pop-up’ta genel bilgiler bölümünde seçilen tedarikçiye ait fiyatlı ürün listesi görüntülenir. Talebe eklenmek istenen ürünün satır başında yer alan Seçbutonuna tıklanır.

· Freetext Ürün Ekle: Talebe eklenmek istenen kalemin bilgilerinin manuel olarak girişinin yapılığı seçenektir.

Katalogdan, ürün listesinden ya da freetext olarak eklenen tüm ürünler için aşağıdaki pop-up açılır sadece Freetext olarak eklenen kalemlerde tüm alanlar düzenlenebilir olacak şekilde görüntülenebilir.

Not: Katalogdan ya da ürün listesinden eklenen fiyatlı ürünler için Ürün Tanımı, Ürün No, Birim Fiyat, Para Birimi, Satınalma Kategorisi, Ölçü Birimi, Parite gibi alanlar otomatik olarak doldurulmuş olarak gelirken, Freetext eklenen kalemlerde ilgili alanlar siparişi oluşturan kullanıcının müdahalesine açık olarak gelmektedir.

Kalem için Teslimat İlgili Kişi ve Kalem Notu bilgileri girilerek Kaydet butonuna tıklanır.

Kaleme ait bilgiler güncellenmek istenir ise kalem satırının başında yer alan kalem ikonunatıklanarak ve gerekli değişiklikler yapılarak kaydedilmelidir. Eğer sipariş kalemi silinmek istenmekte ise çöp kutusu ikonuna tıklanarak kalem silinebilir.

· Sipariş Logları sayfasından, sipariş üzerinde yapılan işlem tipleri ve saat bilgileri görüntülenebilir. İlgili siparişleri onaylayan yetkililerin isimleri ve onayladıkları tarih bilgisi bu alandan görüntülenebilir.

· Özet menüsünden sipariş içerisinde oluşturulan bilgiler genel çerçevede görüntülenebilir ve sayfanın en alt bölümünde yer alan Gönder butonuna tıklanarak sipariş gerekli onay aşamalarına çıkması adına gönderilebilir.

Not: Kurulum statüsünde kalan siparişler sadece siparişi oluşturan kullanıcı tarafından görüntülenebilir ve herhangi bir şekilde onay aşamasına gönderilmemiş olur. Özet menüsündeki Gönder butonu ile sipariş mutlaka onay için gönderilmelidir.

Katalogdan Direkt Sipariş Oluşturma

Sıfırdan sipariş oluşturmaya ek olarak kullanıcıya tanımlı olan kataloglar arasından sipariş oluşturmak mümkündür. Bu işlem için, ekranın sol tarafında yer alan Katalog Yönetimi başlığı altında yer alan Kataloglar menüsüne tıklanmalıdır.

Kataloglar menüsü içerisinde kullanıcı, görüntüleme yetkisine sahip olduğu kataloglara ve kataloglar içerisindeki ürünlere erişebilir.

Katalog seçimi ekranın sol tarafında yer alan Katalog başlığı altındaki seçim alanından, kataloglara ait kategorilerin seçimi ise Katalog Kategorileri alanından yapılmalıdır.

Sipariş verilmek istenen ürün için miktar bilgisi girilerek Sepete Ekle butonuna tıklanmalıdır.

Sepete eklenen ürünleri görüntüleyebilmek için ekranın sağ üst bölümünde yer alan sepet ikonuna tıklanmalıdır.

Açılan sayfada sepete eklenen ürünler listelenir. Sipariş verilmek istenen ürünler satır başında yer alan kutucuklardan işaretlenmeli ve Sipariş Oluştur butonuna tıklanmalıdır.

Sipariş Oluştur butonuna tıklanması sonrası karşılaşılacak olan sipariş detayları sayfasında;