(Versiyon 2) Tedarikçi Tanımlama - Manuel Kayıt
Promena sisteminde tedarikçilerinizi kayıt edebilmek adına manuel olarak gerekli bilgiler ile kayıt işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.
Sisteme kayıt etmek istediğiniz tedarikçileri kayıt bağlantısı dışında manuel olarak da tedarikçi listenize ekleyebilirsiniz. İşlemi gerçekleştirmek için Tedarikçi Yönetimi menüsünde Bilgi Yönetimi başlığı altında yer alan Tedarikçi Listesi menüsüne tıklanmalıdır.
Açılan sayfanın sağ üst kısmında yer alan Tedarikçi Oluştur butonu tıklanarak tedarikçi oluşturma adımları tamamlanmalıdır.
Genel Bilgiler
Açılacak olan Genel Bilgiler sayfasında yıldız ile işaretlenmiş alanlar zorunlu olmak üzere;
Şirket Bilgileri
Şirket Ünvanı: Tedarikçi firma unvanının yazılması gereken zorunlu alandır.
Kısa İsim: Tedarikçi şirket ünvanına ait kısa isim bilgisinin girilmesi gereken zorunlu alandır.
Şirket E-Posta Adresi: Tedarikçiye ait genel e-posta adresi bilgisinin girilmesi gereken zorunlu alandır.
Şirket Telefon No: Firmaya ait telefon bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
İnternet Sitesi: İnternet sitesi bilgisinin girilebileceği tercihe bağlı alandır.
Vergi Levhası Yükle ve Bilgileri Otomatik Doldur butonuna tıklandığında açıklama yazısı açılacaktır. Eklebutonundan vergi kimlik levhası seçilerek yüklendiğinde Şirket Ünvanı, Şirket Telefon NO ve VKN gibi bilgiler otomatik doldurulacaktır.
Adres Bilgileri
Ülke: Şirkete ait ülke bilgisinin doldurulması gereken zorunlu alandır.
Eyalet: Eyalete sahip ülkelerde seçimin yapılması gereken zorunlu alandır.
Şehir: Seçilen ülke içerisindeki şehirlerin listelendiği alandır.
Posta Kodu: Adrese bağlı posta kodunun girilebileceği tercihe bağlı alandır.
Adres: Tedarikçi adres bilgisinin girilmesi gereken zorunlu alandır
Detaylı Bilgiler
Şirket Tipi: Tedarikçi firma tipinin “Tüzel” ya da “Gerçek” olarak yapıldığı zorunlu alandır.
Not: Şirket tipi Tüzel olarak seçildiği takdirde vergi dairesi bilgisi zorunlu olacaktır. Gerçek tipli şirketler için vergi dairesi bilgisi zorunlu değildir.
VKN: Tedarikçiye ait vergi numarasının girildiği zorunlu alandır.
Ticaret Sicil No: Tercihe bağlı olarak ticaret sicil no bilgisinin girilebileceği alandır.
Kuruluş Tescili Tarihi: Tercihe bağlı olarak kuruluş tesciline ait tarih bilgisinin girilebileceği alandır.
DUNS No: Tercihe bağlı olarak DUNS numarasının girilebileceği alandır.
Diğer Bilgiler
Ödeme Vadesi: Şirketinize tanımlı ödeme vadeleri arasından ilgili tedarikçi için otomatik gelmesi adına seçim yapılabilecek tercihe bağlı alandır.
Marka Listesi: Şirketinize tanımlı marka listeleri arasından seçim yapılabilecek markaların bulunduğu alandır. Tercihe bağlıdır.
ERP Kodu: Entegrasyon ile gerekli düzenlemeleri yapılmış olan alıcılar için ERP kodunun girilebileceği alandır.
Gerekli bilgiler doldurularak sayfanın en alt sağ bölümünde yer alan Kaydet ve Devam Et butonuna tıklanmalıdır.
Tedarikçi kaydının ilk adımı olan Genel Bilgiler adımı tamamlandıktan ikinci adım olan Kullanıcılar adımına geçilir. Tedarikçinin sisteme giriş yapacağı ve teklif toplama/e-ihale süreçlerine katılabileceği kullanıcısının oluşturulması önemlidir. Kullanıcısı olmayan tedarikçiler süreçlere davet edilememektelerdir.
Kullanıcılar
Tedarikçi için bir kullanıcı oluşturabilmek adına Kullanıcılar sekmesine tıklanmalıdır.
Not: Turuncu renk ile işaretlenmemiş menüler herhangi bir bilginin doldurulmadığına işaret eder. Kullanıcısı bulunmayan tedarikçiler bu doğrultuda görüntülenebilir.
Promena sisteminde bulunmayan bir e-posta adresi ile yeni bir kullanıcı eklenebilmesi adına Yeni Kullanıcı Tanımla butonuna tıklanmalıdır.
Açılacak olan pencerede yıldız ile işaretlenmiş alanlar zorunlu olarak doldurulmalıdır. Girilen bilgilerin kaydedilebilmesi için Kaydet butonuna tıklanmalıdır.
Oluşturulan kullanıcıya ait bilgiler Kullanıcılar sayfası üzerinden düzenlenebilir. Kullanıcıya ait telefon numaraları, isim soyisim bilgilerinin güncellenebilmesi adına İşlemler kolonu altında yer alan dosya ikonuna tıklanmalıdır.
Tedarikçi kullanıcılarının sahip olduğu sipariş ve süreç katılım yetkileri ise aktif hale getirilebilir olan butonlar üzerinden düzenlenebilir.
Sipariş Yetkilisi: Teklif toplama ya da E-İhale süreçlerinden ilgili tedarikçi için sipariş verildiğinde siparişin ulaşacağı yetkili bilgisinin seçiminin yapıldığı alandır. Aktifleştirilerek, kullanıcının yetkili olup olmadığı belirlenebilir.
Süreç Yetkilisi: Teklif Toplama ya da E-İhale süreçlerine otomatik olarak seçilecek olan tedarikçi kullanıcısının seçiminin yapıldığı alandır.
Durum: Aktif olduğu takdirde ilgili kullanıcı sisteme giriş yapabilir. Pasif duruma sahip olan kullanıcılar listelenemez ve ilgili tedarikçi için sisteme giriş sağlayamazlar.
Yapılan seçimlerin kaydedilebilmesi için sayfanın sağ alt köşesinde yer alan Kaydetbutonu tıklanmalıdır. Seçimleri iptal edebilmek için İptal butonu tıklanmalıdır.
Yeni Kullanıcı Tanımla ile kullanıcı tanımlarken Kaydet butonuna basıldığında “Bu Kullanıcı Bulunmaktadır.” uyarısı ile karşılaşılıyorsa, ilgili kullanıcının sistemde farklı alıcı firma altında tanımlı olduğu anlamına gelmektedir. Bir kullanıcının farklı alıcı firmalar altında kayıtlı olabilmesi için kullanıcıların kayıtlara ilişkilendirilmesi gerekmektedir. Bu işlem için Kullanıcı İlişkilendir butonuna tıklanmalıdır.
Açılan pencereden tedarikçi ile eşleştirilmek istenen ilgili VKN/TCKN’ye bağlı tedarikçi kullanıcıları yer almaktadır. İlgili kullanıcı seçilmeli ve Kaydet butonu ile işlem onaylanmalıdır.
Kategoriler
Kaydet ve devam et butonu tıklanarak bir sonraki adım olan Kategoriler adımına geçiş sağlanır. Tedarikçilerin satın alma süreçlerine, şirketinize tanımlı satın alma kategorileri bazında filtrelenebilmesi ve görüntülenebilmesi için Kategoriler sayfasında yer alan Kategori Seç ikonuna tıklanarak ilgili kategoriler arasından seçim yapılabilir.
Tedarikçilere kategori ataması zorunlu bir işlem değildir. Kategori seçimi, tedarikçi yetkili kullanıcıları ya da alıcı firma kullanıcıları tarafından gerçekleştirilebilir. Seçim yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basılarak kategori eklenebilir.
Eklendikten sonra Kaydet ve Devam Et butonu ile Kategori Soruları adımına geçilir.
Kategori Soruları
Eklenen kategoriye tanımlanmış sorular görüntülenir. Yanıtlandıktan sonra Tamamla ve Devam Et butonuna tıklanarak yanıtlar kaydedilir.
Genel Sorular
Genel Sorular adımında alıcı tedarikçilerinin soruları görüntülenir. Yanıtlandıktan sonra Kaydet ve Devam Et butonu ile diğer adıma geçilir.
Belge Listesi
Belge Listesi adımında alıcı firmaya tanımlanan yüklenmesi istenen belgelerin adları gözükür. Durum bilgisi görüntülenir. Kaydet ve Devam Et butonu ile Özet sayfasına ulaşılır.
Özet sayfasından sürecin özeti görüntülenebilir.
*Bu kısma yüklenen belgeleri toplu görüntülemek için sol menüden Tedarikçi Yönetimi menüsünden Bilgi Yönetimi alanından Tedarikçi Belge Listesi’ne tıklanır.
Kayıt linki üzerinden tedarikçilerin kendilerini kayıt edebilmeleri için davet gönderebilmek adına aşağıdaki bağlantıdan detaylı bilgi edinebilirsiniz.
Promena
