Sözleşme Yönetimi
Sözleşme Oluştur
Yeni bir sözleşme süreci oluşturmak için Sözleşme Yönetimi ana başlığı altında Sözleşme Oluştur menüsüne tıklanmalıdır.
Genel Bilgiler
Sözleşmenin temel bilgilerinin girildiği alandır. Sözleşme Oluştur alanında doldurulması zorunlu alanlar kırmızı yıldız işareti ile belirtilmiştir. Belirtilen alanların eksik olması durumunda bir sonraki adıma geçilemez.
Başlık: Sözleşmenin başlığıdır. Listeleme ekranlarında ve e-posta duyurularında ilgili alanda tanımlanan başlık kullanılmaktadır.
Şirket: İşlemi yapan kullanıcının tanımlı olduğu şirketler ilgili alanda listelenir. Kullanıcıların bir adet şirket için yetkisi bulunduğu durumlarda ilgili alanda tek şirket bilgisi yer alır ve ilgili şirket varsayılan olarak seçilidir.
Yetkili Kişi: İşlemi yapan kullanıcının bilgileri ilgili alana otomatik olarak atanmaktadır. Şirkete bağlı kullanıcılar listelenir ve yetkili değişikliği yapılabilir.
Organizasyon Birimi: İşlemi yapan kullanıcının bağlı olduğu şirket organizasyon birimi otomatik olarak atanmaktadır.
Sözleşme Numarası: İlgili sözleşme için belirlenen sözleşme numarasını ifade eder. ERP sistemi kullanılması durumunda mevcut ID numarası bu alana yazılabilir.
Sözleşme Tipi: İşlem yapılacak sözleşme tipi bu alanda belirtilir.Sözleşme tipleri; Çerçeve, Hizmet, Gizlilik, Satış, Satınalma ve Danışmanlıktır.
Sözleşme Durumu: İşlem yapılacak sözleşmenin mevcut durumu bu alanda belirtilir. Sözleşme durumları Taslak, Yürürlükte, Onay Aşamasında, Süresi Doldu, Fesih Edildi olarak seçilebilir.
Açıklama: Sözleşme hakkında detaylı açıklama bilgilerin yazılabileceği alandır.
Başlangıç Tarihi: Sözleşmenin başladığı tarihin girildiği alandır.
Bitiş Tarihi: Sözleşmenin bitiş tarihin girildiği alandır.
İmza Tarihi: Sözleşmenin imzalandığı tarihin girildiği alandır.
Sözleşmeyi oluşturmak için Kaydet butonu tıklanır.
Bu adımda sözleşme taslak durumunda yaratılmaktadır. Yaratılan her sözleşme için sistem tarafından tekil bir ID numarası atanır.
Ek Alanlar
Bu sayfada ilgili alanlar aktif hale getirilebilir ve sözleşmedeki ek bilgiler doldurulabilir. Aktif hale getirilen alanlara bilgi girişi yapılması zorunludur.
Sözleşme Tutarı: Sözleşme için belirlenen tutardır.
Sözleşme Vergisi: Sözleşme vergisi için belirlenen tutardır.
Vergi Tutarı: Belirlenen vergi tutarı ve para biriminin giriş yapıldığı alandır.
“Vergi Tutarı Ödendi mi?” Butonu aktif halde ise; vergi tutarı ödendiği anlamına gelir.
Güvence Bedeli: Güvence bedeli için belirlenen tutardır.
“Güvence Tutarı Kullanıldı mı?” Butonu aktif halde ise; sözleşmenin güvence tutarının kullanıldığı anlamına gelir.
Geçerlilik Süresi(Ay): Güvence bedeli için belirlenen geçerlilik süresinin giriş yapıldığı alandır.
Otomatik Uzatma: Sözleşme için belirlenen otomatik uzatma süresinin giriş yapıldığı alandır.
Satınalma Kategorisi: Sözleşme için belirlenen kategori bilgisinin giriş yapıldığı alandır. Bu alanda birden fazla kategori seçimi yapılabilir.
Ek Alanlar aşamasında yapılan değişiklikleri kayıt etmek için Kaydet butonu tıklanmalıdır.
Taraflar
Sözleşme taraflarının belirlendiği alandır.
Taraf: Bağlı bulunulan şirketler arasından seçim yapılan alandır. Ekle butonuna tıklanarak açılan sayfada şirket seçimi yapıldıktan sonra Kaydet butonu tıklanmalıdır.
Karşı Taraf: Sözleşmeye taraf olan diğer şirket bilgilerinin seçimi yapılan alandır. Eklebutonuna tıklanarak açılan sayfada şirket seçimi yapıldıktan sonra Kaydet butonu tıklanmalıdır.
Kullanıcılar kolonundan karşı tarafa ait birden fazla kullanıcı bulunması halinde kullanıcı seçimi yapılır.
Karşı Tarafa bilgisi değiştirilmek istendiğinde Değiştir butonuna tıkanmalıdır.
Belgeler
Eklenecek sözleşme, sözleşme eki vb. belgelerin eklenebileceği alandır. Belge eklemek için Ekle butonuna tıklanmalıdır.
Eklenen belgeler Tümünü İndir butonuna tıklanarak toplu biçimde indirilebilir.
Başlık: Eklenecek belgeye ait başlık bilgisi yazılan alandır.
Belge Tipi: Belge tipi seçimi yapılacak alandır. Sözleşme, Sözleşme Eki ve Diğer olarak seçim yapılabilir.
Açıklama:Eklenecek belge hakkında açıklama bilgisi girişi yapılan alandır.
Başlangıç Tarihi:Eklenecek belgenin başlangıç tarihini ifade eden alandır.
Bitiş Tarihi:Eklenecek belgenin bitiş tarihini ifade eden alandır.
Belge: Ekle butonuna tıklayarak bilgisayarınızdan ilgili dokümanı seçerek yükleme yapabilirsiniz.
Doldurulması zorunlu alanlar kırmızı yıldız işareti ile belirtilmiştir. İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanmalıdır.
İşlem kolonu altında yer alan İndir ikonu tıklayarak ilgili belgeyi bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
Detay ikonu yüklenen belgeyi düzenlemek için kullanır.
Sil ikonu oluşturulan belgeyi silmek için kullanılır.
Sözleşme Grubu
Taraf olunan sözleşmeye, bağlı olunan şirketten kullanıcı eklemek için kullanılan kısımdır.
Bağlı bulunulan şirketten kullanıcı eklemek için Ekle butonuna tıklanmalıdır.
Sözleşme Grubuna eklenmek istenen kullanıcılar seçilerek Kaydetya da pencereyi kapatmadan yeni kullanıcılar seçebilmek için Kaydet ve Yeni Ekle butonuna tıklanmalıdır.
Ürün Fiyatları
Sözleşmeye ait ürün ve fiyat bilgisi seçilebilecek alandır.
Ekle butonuna tıklandıktan sonra ekran üzerinden sözleşmeye “Fiyat Ekle”, “Fiyat Seç”, “Sonuç Belgesinden Aktar” yöntemleri ile ürün eklenebilir.
Fiyat Ekle
Sözleşmeye fiyat bilgisinin eklendiği alandır. “Fiyat Ekle” tıklandıktan sonra iki aşamalı bir süreç ile karşılaşılır.
Ürün Seçimi
Açılan sayfa üzerindenhangi ürüne ait fiyat ekleneceği seçilir. Bu alanda ürün listesinde mevcut ürünler listelenmektedir.
İlgili ürün seçildikten sonra Sonraki butonu tıklanır.
Fiyat Ekle
Ürün seçimi yapıldıktan ve sonraki butonu tıklandıktan sonra açılan sayfadır. Doldurulması zorunlu alanlar kırmızı yıldız işareti ile belirtilmiştir. Belirtilen alanların eksik olması durumunda bir sonlandırma işlemi yapılamaz.
İlk Geçerlilik Tarihi: Bu alana ürün fiyatının ilk geçerlilik tarihi girilmelidir. İlk Geçerlilik Tarihi işlemin yapıldığı tarihinden önce olmamalıdır.
Son Geçerlilik Tarihi: Bu alana ürün fiyatının son geçerlilik tarihi girilmelidir. Son Geçerlilik Tarihi, İlk Geçerlilik Tarihi’nden sonra olmamalıdır. Son Geçerlilik Tarihi, işlem yapılan tarihinten küçük olamaz.
Tedarikçi (key: Tedarikçi): Sözleşmenin “Karşı Tarafı” olarak seçilmiş tedarikçi otomatik seçili olarak gelir.
Minimum Sipariş Miktarı: Ürün için belirlenen minimum sipariş miktarıdır.
Birim Fiyat: Ürün için belirlenen birim fiyat miktarıdır.
Para Birimi: Şirkete tanımlı para birimleri listelenmektedir.
Fiyat Kodu: Opsiyonel alandır. Fiyat kodu bilgisi, kataloğa eklenen ürünlerin aynı fiyat kodu ile eşleşen fiyatlarının getirilmesini sağlamaktadır.
Fiyat Seç
Sözleşmeye sadece “Karşı Taraf” olarak seçilen tedarikçiye tanımlanmış, başlangıç ve bitiş tarihi ilk ve son geçerlilik tarihleri mevcut sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi arasında olan ürün fiyatlarının listelendiği alandır.
Seçim yapıldıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklanmalıdır.
Kaydedilen ürünü silmek için işlem kolonu altında yer alan çöp kutusu ikonuna tıklanmalıdır. “Dosya ikonuna tıklanarak kaydedilen ürünler için düzenleme işlemi gerçekleştirilebilir.
Sonuç Belgesinden Aktar
Sözleşmeye sadece “Karşı Taraf” olarak seçilen tedarikçiye tanımlanmış, başka bir sözleşme içinde yer almayan sonuç belgeleri listelenir. İlgili sonuç belgeleri seçildikten sonra “Kaydet” butonu tıklanmalıdır.
Sonuç belgesi içinde freetext ürün bulunuyorsa sözleşmeye eklenemez.
Seçilen sonuç belgesindeki ürünleri kaldırmak için “Sonuç Belgesini Kaldır” butonu tıklanmalıdır.
Hatırlatıcı ve Loglar
Hatırlatıcı
Ekranın solunda yer alan “Sözleşme Yönetimi altından “Sözleşme Oluştur” menüsüne tıklamalı ve sözleşme oluşturma sayfasına ulaşmalıdır. Genel Bilgiler, Ek Alanlar, Taraflar, Belgeler ve Sözleşme Grubu ve Ürün Fiyatları adımlarından sonra “Hatırlatıcı” sayfası açılır. Hatırlatıcı Sözleşme Detay ekranının sağ üst kısmında yer almaktadır.
Hatırlatıcı Kur
Hatırlatıcı butonu tıklandıktan sonra açılan menüde “Hatırlatıcı Kur” tıklanır.
Açılan pencerede zorunlu alanlar kırmızı yıldız işareti ile belirtilmiştir. Belirtilen alanların eksik olması durumunda bir “Kaydet” işlemi yapılamaz.
Başlık: Eklenecek hatırlatma için başlık girilmesi gereken alandır. En fazla 100 karakter uzunluğunda olmalıdır.
Açıklama: Opsiyonel alandır. İstenildiği durumda bu alana açıklama girebilir.
Hatırlatma Tarihi: Bu alana Hatırlatıcının aktif olacağı yani hatırlatma mailinin gönderileceği tarih girilmelidir.
Kime: Bu alana tıkladığında sözleşmeye eklenmiş taraf ve karşı taraf yetkili kişileri sıralanır. Bir ya da birden fazla seçim yapılabilir.
Hatırlatıcıyı kurmak için ilgili alanlar doldurulduktan sonra “Kaydet” butonu tıklanmalıdır.
Hatırlatıcı Listesi
Sözleşme için kurulmuş hatırlatmaların listelendiği alandır. Hatırlatıcı butonu tıklandıktan sonra açılan menüde “Hatırlatıcı Listesi” tıklanır.
Açılan sayfada kurulan hatırlatmalar listelenir.
İşlem kolonunda; sürecin durumuna göre değişkenlik gösteren çeşitli ikonlar yer almaktadır.
Detay ikonuna tıklandığında sözleşme hatırlatıcısına ait oluşturulma adımlarına ulaşılır.
Sil ikonu; Hatırlatıcıyı silerek listeden kaldırmak için kullanılmaktadır
Başlık: Alıcı kullanıcısı tarafından belirlenmiş hatırlatıcı başlığının yer aldığı alandır.
Kime:Hatırlatıcının kaç kullanıcıya gönderildiğini gösteren alandır.
Hatırlatma Tarihi:Hatırlatma mailinin hangi tarihte gönderileceğini gösteren alandır.
Zaman dilimi:Hatırlatmanın hangi zaman dilimine göre gönderildiğini gösteren alandır.
Loglar
Sözleşme hakkında yapılan işlemlerin sistem üzerinde kayıt altına alındığı alan Loglar sayfasıdır. Ekranın solunda yer alan “Sözleşme Yönetimi altından “Sözleşme Oluştur” menüsüne tıklamalı ve sözleşme oluşturma sayfasına ulaşmalıdır. Detay ekranının sağ üst kısmında yer alan Loglar butonuna tıklayarak ulaşılabilir.
Açılan yeni sekmede son işlem başta olacak şekilde sıralanmış işlemleri detayları ile görüntüleyebilirsiniz.
Log Tipi:İşlemlerin tiplerine göre grupları gösterir.
İşlem:Alıcı/Tedarikçi kullanıcılarının yaptığı işlemlerin detayını bulabileceğiniz başlıktır.
Şirket Tipi:Alıcı / tedarikçi ayrımının yapıldığı başlıktır.
Şirket Ünvanı:Promena’da tedarikçi/alıcı kayıtlı ünvan bilgisini gösterir.
Kullanıcı:Kayıtlı şirket altında işlemi yapan kullanıcı bilgisinin görüntülendiği alandır. Tedarikçi kullanıcıları için Kullanıcı adı, IP bilgisi ve tarayıcı bilgisi yer alır.
İşlem Tarihi:Yapılan işlemin kaydını tarih, saat ve saniye olarak görüntülendiği başlıktır.
Sayfanın sağ üst bölümünde arama alanı ve diğer kısa yol ikonlarını görüntüleyebilirsiniz.
Göster / Gizle:Görüntülenmesi istenmeyen sütunların geçici olarak gizlenmesi için kullanılır.
Dışa Aktar:Listenin Excel’e aktarımı için kullanılır.
Yazdır: Sayfa çıktısını mevcut görünüm ile alınması için kullanılır.
Filtre satırının sağ bölümünde yer alan ok işaretine tıklayarak sayfada log tiplerine ve şirket unvanlarına bağlı filtrelemeler sağlayabilirsiniz.
Sözleşme Listesi sayfası hakkında detaylı bilgi almak için aşağıdaki bağlantıya tıklayabilirsiniz.
Promena
