(Yeni Sürüm) Tedarikçi Tanımlama

Promena sisteminde tedarikçilerinizi kayıt edebilmek adına firmaların kendilerini kayıt edebilmeleri için kayıt bağlantısı gönderebilir ya da manuel olarak gerekli bilgiler ile kayıt işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

Kayıt Linki Üzerinden Tedarikçi Kaydı

Tedarikçilerinizin firma kayıtlarını kendilerinin gerçekleştirebilmesi adına kayıt linki gönderebilmek için sistemde Tedarikçi Yönetimi menüsünde Bilgi Yönetimi başlığı altında yer alan Tedarikçi Listesi menüsüne tıklanmalıdır.

Açılan yeni sayfada görüntülenebilecek Kayıt Linki Gönder butonuna tıklanmalıdır.

Karşılaşılacak olan pencerede;

Kime: Kayıt bağlantısının mail olarak gönderilmek istendiği e-posta adreslerinin girilmesi gereken alandır. Maksimum 100 adet e-posta girilebilir.

Açıklama: Bağlantının gönderileceği mailde yer alacak olan açıklamanın girilebileceği alandır. Bilgi girişi zorunlu değildir.

Dil: Kayıt bağlantısının gönderilmek istendiği dil seçiminin yapıldığı alandır.

Bilgiler doldurularak Gönder butonuna tıklanmalıdır. Tedarikçi yetkililerine tedarikçi listenize kayıt olmaları adına aşağıdaki şekilde örnek bir mail gönderimi sağlanacaktır. Kayıt işlemi tedarikçi yetkilileri tarafından gerçekleştirilecektir.

Manuel Tedarikçi Kaydı

Sisteme kayıt etmek istediğiniz tedarikçileri kayıt bağlantısı dışında manuel olarak da tedarikçi listenize ekleyebilirsiniz. İşlemi gerçekleştirmek için Tedarikçi Yönetimi menüsünde Bilgi Yönetimi başlığı altında yer alan Tedarikçi Oluştur butonuna tıklanmalıdır.

Açılacak olan sayfada kırmızı yıldız ile işaretlenmiş alanlar zorunlu olmak üzere;

Şirket Bilgileri:

Şirket Ünvanı: Tedarikçi firma unvanının yazılması gereken zorunlu alandır.

Kısa İsim: Tedarikçi şirket ünvanına ait kısa isim bilgisinin girilmesi gereken zorunlu alandır.

Şirket E-Posta Adresi: Tedarikçiye ait genel e-posta adresi bilgisinin girilmesi gereken zorunlu alandır.

Şirket Telefon No: Firmaya ait telefon bilgisinin girildiği zorunlu alandır.

İnternet Sitesi: İnternet sitesi bilgisinin girilebileceği tercihe bağlı alandır.

Adres Bilgileri:

Ülke: Şirkete ait ülke bilgisinin doldurulması gereken zorunlu alandır.

Eyalet: Eyalete sahip ülkelerde seçimin yapılması gereken zorunlu alandır.

Şehir: Seçilen ülke içerisindeki şehirlerin listelendiği alandır.

Posta Kodu: Adrese bağlı posta kodunun girilebileceği tercihe bağlı alandır.

Adres: Tedarikçi adres bilgisinin girilmesi gereken zorunlu alandır.

Kimlik Bilgileri:

Şirket Tipi: Tedarikçi firma tipinin “Tüzel” ya da “Gerçek” olarak yapıldığı zorunlu alandır.

Not: Şirket tipi Tüzel olarak seçildiği taktirde vergi dairesi bilgisi zorunlu olacaktır. Gerçek tipli şirketler için vergi dairesi bilgisi zorunlu değildir.

VKN: Tedarikçiye ait vergi numarasının girildiği zorunlu alandır.

Ticaret Sicil No: Tercihe bağlı olarak ticaret sicil no bilgisinin girilebileceği alandır.

Kuruluş Tescili Tarihi: Tercihe bağlı olarak kuruluş tesciline ait tarih bilgisinin girilebileceği alandır.

DUNS No: Tercihe bağlı olarak DUNS numarasının girilebileceği alandır.

Diğer Bilgiler:

Ödeme Vadesi: Şirketinize tanımlı ödeme vadeleri arasından ilgili tedarikçi için default gelmesi adına seçim yapılabilecek tercihe bağlı alandır.

Marka Listesi: Şirketinize tanımlı marka listeleri arasından seçim yapılabilecek markaların bulunduğu alandır. Tercihe bağlıdır.

ERP Kodu: Entegrasyon ile gerekli düzenlemeleri yapılmış olan alıcılar için ERP kodunun girilebileceği alandır.

Gerekli bilgiler doldurularak sayfanın en alt sağ bölümünde yer alan Kaydet butonuna tıklanmalıdır. Tedarikçi kaydı tamamlandıktan sonra sistem otomatik olarak tedarikçi detayında yer alan Genel Bilgiler sayfasına yönlendirme sağlanacaktır.

Tedarikçinin sisteme giriş yapacağı ve teklif toplama/e-ihale süreçlerine katılabileceği kullanıcısının oluşturulması önemlidir. Kullanıcısı olmayan tedarikçiler süreçlere davet edilememektelerdir.

Tedarikçi için bir kullanıcı oluşturabilmek adına tedarikçi detay sayfasında yer alan Kullanıcılar sekmesine tıklanmalıdır.

Not: Turuncu renk ile işaretlenmiş menüler herhangi bir bilginin doldurulmadığına işaret eder. Kullanıcısı bulunmayan tedarikçiler bu doğrultuda görüntülenebilir.

Sistemde bulunmayan bir mail adresi ile yeni bir kullanıcı eklenebilmesi adına Yeni Kullanıcı Tanımla butonuna tıklanmalıdır.

Açılacak olan pencerede kırmızı yıldız ile işaretlenmiş alanlar zorunlu olarak doldurulmalıdır. Girilen bilgilerin kaydedilebilmesi için Kaydet butonuna tıklanmalıdır.

Oluşturulan kullanıcıya ait bilgiler Kullanıcılar sayfası üzerinden düzenlenebilir. Kullanıcıya ait telefon numaraları, isim soyisim bilgilerinin güncellenebilmesi adına İşlem kolonu altında yer alan dosya ikonuna tıklanmalıdır. Tedarikçi kullancılarının sahip olduğu sipariş ve süreç katılım yetkileri ise kalem ikonuna tıklanarak aktif hale gelecek olan butonlar üzerinden düzenlenebilir.

Sipariş Yetkilisi: Teklif toplama ya da E-İhale süreçlerinden ilgili tedarikçi için sipariş verildiğinde siparişin ulaşacağı yetkili bilgisinin seçiminin yapıldığı alandır.

Süreç Yetkilisi: Teklif Toplama ya da E-İhale süreçlerine default olarak seçilecek olan tedarikçi kullanıcısının seçiminin yapıldığı alandır.

Durum: Aktif olduğu taktirde ilgili kullanıcı sisteme giriş yapabilir. Pasif duruma sahip olan kullanıcılar listelenemez ve ilgili tedarikçi için sisteme giriş sağlayamazlar.

Yapılan seçimlerin kaydedilebilmesi için yeşil tik butonuna tıklanmalıdır. Seçimleri iptal edebilmek için kırmızı çarpı ikonuna tıklanmalıdır.

Sistemde farklı alıcı firmalar için halihazırda kayıtlı olan tedarikçiler için kullanıcıların kayıtlara ilişkilendirilmesi gerekmektedir. Bu işlem için Kullanıcı İlişkilendir butonuna tıklanmalıdır.

Açılan pencereden tedarikçi ile eşleştirilmek istenen ilgili VKN’ye bağlı tedarikçi kullanıcıları seçilerek işlem onaylanmalıdır.

Tedarikçilerin satınalma süreçlerine şirketinize tanımlı satınalma kategorileri bazında filtrelenebilmesi ve görüntülenebilmesi için Kategoriler sayfasında yer alan Kategori Seç ikonuna tıklanarak ilgili kategoriler arasından seçim yapılabilir.

Tedarikçilere kategori ataması zorunlu bir işlem değildir. Kategori seçimi, tedarikçi yetkili kullanıcıları ya da alıcı firma kullanıcıları tarafından gerçekleştirilebilir.