Promena ana sayfaya geldiğinizde sol menüde Şirket Ayarları > Alıcı Listesi butonlarına tıklayınız.

Açılan listede kayıtlı olduğunuz alıcıları görebilir ve kontrol edebilirsiniz.

Çözüm Adımları:

Geçmişi ve Çerezleri Temizleyin

• Tarayıcınızın ayarlarına gidin.
• Geçmiş, Çerezler ve Önbellek verilerini temizleyin.
• Tüm zaman aralığını seçerek silme işlemini gerçekleştirin.

Tarayıcıyı Yeniden Başlatın

• Temizleme işlemi sonrası tarayıcıyı kapatıp tekrar açın.

Tekrar Deneyin

• Sisteme yeniden giriş yapmayı deneyin.
• Sorun devam ederse farklı bir tarayıcı veya gizli mod kullanın.

Destek ile İletişime Geçin

• Yukarıdaki adımlar sorunu çözmezse, ekran görüntüsü ile birlikte destek ekibine başvurun.

1. Doğru Kullanıcıyı Davet Ettiniz mi?
    Davet işlemi sırasında doğru tedarikçi kullanıcısını seçtiğinizden emin olun. Eğer yanlış kişiyi davet ettiyseniz, sürece davet edilen kullanıcıyı değiştirebilirsiniz.
   
2. Tedarikçi Doğru Kullanıcı Adıyla Sisteme Giriş Yapıyor mu?
    Davet edilen tedarikçi, sisteme davet mailinde belirtilen kullanıcı adıyla giriş yapmalıdır. Kullanıcı adı genellikle tedarikçinin mail adresidir. Tedarikçinin, davet mailinde yer alan mail adresi ile sisteme giriş yaptığını kontrol edin.

3.  Sorun Devam Ediyorsa
   Tedarikçiden ekran görüntüsü isteyin ve giriş bilgilerini doğrulayın. Gerekirse destek ekibine başvurun.

Sözleşme Oluştur

Yeni bir sözleşme süreci oluşturmak için Sözleşme Yönetimi ana başlığı altında Sözleşme Kayıtları Listesi sayfasından Sözleşme Kaydı Oluştur butonuna tıklanmalıdır.

Sözleşme Bilgileri

Sözleşmenin temel bilgilerinin girildiği alandır. Sözleşme Bilgileri alanında doldurulması zorunlu alanlar yıldız işareti ile belirtilmiştir. Belirtilen alanların eksik olması durumunda bir sonraki adıma geçilemez.

Başlık: Sözleşmenin başlığıdır. Listeleme ekranlarında ve e-posta duyurularında ilgili alanda tanımlanan başlık kullanılmaktadır.

Şirket: İşlemi yapan kullanıcının tanımlı olduğu şirketler ilgili alanda listelenir. Kullanıcıların bir adet şirket için yetkisi bulunduğu durumlarda ilgili alanda tek şirket bilgisi yer alır ve ilgili şirket varsayılan olarak seçilidir.

Yetkili Kişi: İşlemi yapan kullanıcının bilgileri ilgili alana otomatik olarak atanmaktadır. Şirkete bağlı kullanıcılar listelenir ve yetkili değişikliği yapılabilir.

Organizasyon Birimi: İşlemi yapan kullanıcının bağlı olduğu şirket organizasyon birimi otomatik olarak atanmaktadır.

Sözleşme Numarası: İlgili sözleşme için belirlenen sözleşme numarasını ifade eder. ERP sistemi kullanılması durumunda mevcut ID numarası bu alana yazılabilir.

Sözleşme Tipi: İşlem yapılacak sözleşme tipi bu alanda belirtilir. Sözleşme Tipi Ek Protokol olarak seçildiğinde yeni başlık olarak Ana Sözleşme sekmesi de zorunlu olarak gelmektedir.

Sözleşme Durumu: İşlem yapılacak sözleşmenin durumu bu alanda belirtilir. Otomatik olarak Taslak durumunda görülür.

Açıklama: Sözleşme hakkında detaylı açıklama bilgilerin yazılabileceği alandır.

Başlangıç Tarihi: Sözleşmenin başladığı tarihin girildiği alandır.

Bitiş Tarihi: Sözleşmenin bitiş tarihin girildiği alandır.

İmza Tarihi: Sözleşmenin imzalandığı tarihin girildiği alandır.

İlk İmzalayacak Taraf: Sözleşmenin hangi taraf üzerinden imza sürecinin başlatılacağı alandır. Taraf süreci açan kullanıcının şirketini yani Alıcı şirketi temsil etmektedir.

Sözleşmeyi oluşturmak için Kaydet ve Devam Et butonu tıklanır.

Bu adımda sözleşme taslak durumunda yaratılmaktadır. Yaratılan her sözleşme için sistem tarafından tekil bir ID numarası atanır.

Taraflar

Sözleşme taraflarının belirlendiği alandır.

Taraf: Bağlı bulunulan şirketler arasından seçim yapılan alandır. Taraf Ekle butonuna tıklanarak açılan sayfada alıcı şirket seçimi yapılır.

Karşı Taraf: Sözleşmeye taraf olan diğer şirket bilgilerinin seçimi yapılan alandır. Karşı Taraf Ekle butonuna tıklanarak açılan sayfada şirket seçimi yapıldıktan sonra Kaydet butonu tıklanmalıdır.

Kullanıcılar kolonundan karşı tarafa ait birden fazla kullanıcı bulunması halinde, seçimlik listeden kullanıcı seçimi yapılır.

Karşı Tarafa bilgisi değiştirilmek istendiğinde Kulanıcılar altındaki kutu tıklanır ve yetkili değiştirilir.

Ek Alanlar

Bu sayfada ilgili alanlar aktif hale getirilebilir ve sözleşmedeki ek bilgiler doldurulabilir. Aktif hale getirilen alanlara bilgi girişi yapılması zorunludur. Bilgi girişi için Durum alanından ilgili satır Aktif hale getirilmelidir.

Sözleşme Tutarı: Sözleşme için belirlenen tutardır.

Sözleşme Vergisi: Sözleşme vergisi için belirlenen tutardır.

Vergi Tutarı: Belirlenen vergi tutarı ve para biriminin giriş yapıldığı alandır.

“Vergi Tutarı Ödendi mi?” Butonu aktif halde ise; vergi tutarı ödendiği anlamına gelir.

Güvence Bedeli: Güvence bedeli için belirlenen tutardır.

“Güvence Tutarı Kullanıldı mı?” Butonu aktif halde ise; sözleşmenin güvence tutarının kullanıldığı anlamına gelir.

Geçerlilik Süresi(Ay): Güvence bedeli için belirlenen geçerlilik süresinin giriş yapıldığı alandır.

Otomatik Uzatma: Sözleşme için belirlenen otomatik uzatma süresinin giriş yapıldığı alandır. İlgili alan, Sözleşme Bilgileri sayfasında sözleşme Başlangıç ve Bitiş Tarihi bilgileri girildiği zaman aktifleştirilebilir olacaktır.

Satın Alma Kategorisi: Sözleşme için belirlenen kategori bilgisinin giriş yapıldığı alandır. Bu alanda birden fazla kategori seçimi yapılabilir.

Ek Alanlar aşamasında yapılan değişiklikleri kayıt etmek için Kaydet ve Devam Et butonu tıklanmalıdır.

Sözleşme Grubu

Taraf olunan sözleşmeye, bağlı olunan şirketten kullanıcı eklemek için kullanılan kısımdır.

Bağlı bulunulan şirketten kullanıcı eklemek için Kullanıcı Ekle butonuna tıklanmalıdır.

Sözleşme Grubuna eklenmek istenen kullanıcılar seçilerek Kaydet butonuna tıklanmalıdır.

Ürün Fiyatları

Sözleşmeye ait ürün ve fiyat bilgisi seçilebilecek alandır.

Ürün Fiyat Ekle butonuna tıklandıktan sonra ekran üzerinden sözleşmeye “Fiyat Ekle”, “Fiyat Seç”, “Sonuç Belgesinden Aktar” yöntemleri ile ürün eklenebilir

Ürün Fiyat Ekle: Fiyat Ekle

Sözleşmeye fiyat bilgisinin eklendiği alandır. “Fiyat Ekle” tıklandıktan sonra iki aşamalı bir süreç ile karşılaşılır.

1.Ürün Seçimi

Açılan sayfa üzerinden hangi ürüne ait fiyat ekleneceği seçilir. Bu alanda ürün listesinde mevcut ürünler listelenmektedir.

İlgili ürün seçildikten sonra Devam Et butonu tıklanır.

2.Ürün Fiyat Ekleme

Ürün seçimi yapıldıktan ve Devam Et butonu tıklandıktan sonra açılan sayfadır. Doldurulması zorunlu alanlar yıldız işareti ile belirtilmiştir. Belirtilen alanların eksik olması durumunda bir sonlandırma işlemi yapılamaz.

İlk Geçerlilik Tarihi: Bu alana ürün fiyatının ilk geçerlilik tarihi girilmelidir. İlk Geçerlilik Tarihi işlemin yapıldığı tarihinden önce olmamalıdır.

Son Geçerlilik Tarihi: Bu alana ürün fiyatının son geçerlilik tarihi girilmelidir. Son Geçerlilik Tarihi, İlk Geçerlilik Tarihi’nden önce olmamalıdır. Son Geçerlilik Tarihi, işlem yapılan tarihten küçük olamaz.

Tedarikçi: Sözleşmenin “Karşı Tarafı” olarak seçilmiş tedarikçi otomatik seçili olarak gelir.

Minimum Sipariş Miktarı: Ürün için belirlenen minimum sipariş miktarıdır.

Birim Fiyat: Ürün için belirlenen birim fiyat miktarıdır.

Para Birimi: Şirkete tanımlı para birimleri listelenmektedir.

Fiyat Kodu: Opsiyonel alandır. Fiyat kodu bilgisi, kataloğa eklenen ürünlerin aynı fiyat kodu ile eşleşen fiyatlarının getirilmesini sağlamaktadır.

Ürün Fiyat Ekle: Fiyat Seç

Sözleşmeye sadece “Karşı Taraf” olarak seçilen tedarikçiye tanımlanmış, ilk geçerlilik ile son geçerlilik tarihleri sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında yer alan ürün fiyatlarının listelendiği alandır.

Seçim yapıldıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklanmalıdır.

Kaydedilen ürünü silmek için işlemler kolonu altında yer alan çöp kutusu ikonuna tıklanmalıdır. Dosya ikonuna tıklanarak kaydedilen ürünler için düzenleme işlemi gerçekleştirilebilir.

Ürün Fiyat Ekle: Sonuç Belgesinden Aktar

Sözleşmeye sadece “Karşı Taraf” olarak seçilen tedarikçiye tanımlanmış, başka bir sözleşme içinde yer almayan Hızlı RFQ/E-İhale’nin Tamamlandı durumunda olan sonuç belgeleri listelenir.  İlgili sonuç belgeleri seçildikten sonra “Kaydet” butonu tıklanmalıdır.

Sonuç belgesi içinde freetext ürün bulunuyorsa sözleşmeye eklenemez.

Belgeler

Eklenecek sözleşme, sözleşme eki vb. belgelerin eklenebileceği alandır. Belge eklemek için Belge Ekle butonuna tıklanmalıdır.

Açılan ekranda aşağıdaki alanlar doldurulabilir.

Başlık: Eklenecek belgeye ait başlık bilgisi yazılan alandır.

Belge Tipi: Belge tipi seçimi yapılacak alandır. Sözleşme, Sözleşme Eki ve Diğer olarak seçim yapılabilir.

Açıklama: Eklenecek belge hakkında açıklama bilgisi girişi yapılan alandır.

Başlangıç Tarihi: Eklenecek belgenin başlangıç tarihini ifade eden alandır.

Bitiş Tarihi: Eklenecek belgenin bitiş tarihini ifade eden alandır.

Belge: Ekle butonuna tıklayarak bilgisayarınızdan ilgili dokümanı seçerek yükleme yapabilirsiniz.

Doldurulması zorunlu alanlar yıldız işareti ile belirtilmiştir. İlgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanmalıdır.

İşlem kolonu altında yer alan İndir ikonu tıklayarak ilgili belgeyi bilgisayarınıza indirebilirsiniz.

Detay ikonu yüklenen belgeyi düzenlemek için kullanır.

Sil ikonu oluşturulan belgeyi silmek için kullanılır.

Yüklenen belgenin yeni versiyonu yüklenecek ise Versiyon Ayarı ikonuna tıklandıktan sonra yeni versiyon yüklenebilir ve bu sayede son versiyon haline gelebilir. Son versiyon haline gelen belgenin üzerinde tekrardan görüş isteme ve müzakare işlemi yapılamamaktadır, son versiyon olmaktadır. Direkt paraf onay ve imza sürecine gönderilebilir.

Bir belgenin kaç tane versiyonu yüklendiyse Versiyon sütunu üzerinden sayısı takip edilebilir. Başlık sütunu altındaki belgenin başlığına tıklandığında görüş alınan belgenin önceki versiyonları görülebilmektedir.

Eklenen belgenin sayısı 1’den fazla ise Tümünü İndir butonuna tıklanarak toplu biçimde indirilebilir.

Görüş İste Süreci

Alıcı içerisindeki kullanıcıya görüşe göndermek için Belgeler ekranından görüşe gönderilecek belge seçilerek Görüş İste butonuna basılır.

Açılan pencerede ilgili alanlar doldurularak Görüş İste butonuna basılması gerekmektedir.

Görüş İstenecek Kişi: Sözleşme Grubu sayfasında eklenen kullanıcılardan seçilebilmektedir.

Görüş Bildirme Son Tarihi: Görüşüne gönderilen kullanıcının görüşü beklenen son tarih bilgisi işlenebilir. Kullanıcı bu tarihi aşsa da görüşünü bildirebilecektir.

Karşı tarafın yüklenen belgeyi görmesi isteniyorsa Karşı Tarafın Görebileceği Belgeler kısmından aktif hale getirilmesi gerekmektedir.

Görüş Takibi

Sol menüden Sözleşme Yönetimi altında Görüş Takibi sayfasından görüş durumu kontrol edilebilir.

Görüş Durumu filtreleme alanından Görüş Bekleyenler, Görüş Bildirdiklerimve aynı anda ikisinin birden görülebileceği Tümü seçenekleri bulunur. Seçim için tıklandıktan sonra seçime göre ilgili süreçler listelenir.

Müzakere Başlat

Karşı taraf ile görüşler paylaşılacaksa belge seçilip Müzakere Başlat butonuna basılır.

Paraf Onayına Gönder

Kullanıcı bilgileri ile sisteme giriş yapıldığında sol taraftaki menülerden “SözleşmeYönetimi” alanı tıklanır. Sözleşme alanının altında yer Sözleşme Kayıtları Listesi tıklanır ve sözleşmeler listelenir.

Listeden Detay’a gidilir. Belgeler sayfasında version geçmişi incelenebilir. Belgeler sayfasında Başlık sütununda yazıya tıklandığında versiyon geçmişi görüntülenebilir ve indirilebilir.

Belge seçilip Paraf Onayına Gönder butonuna basıldığında Alıcı firma içinde belirlenen akışa göre paraflar başlatılır.

Paraf onaydaki süreç onaylanması için iki yol bulunur.

Sürecin Detay sayfasındayken Belgeler sekmesinden İşlemler kolonu altından Paraf Onayı verilebilir. Onay ikonuna basıldıktan sonra ek onaycı seçilecekse Ek Onaycıkısmından seçilip Onayla butonuna basılabilir. Ek onaycı seçimi yapılmadan da direkt onaylanabilir.

Paraf onay için anasayfada Görevlerim bölümünden de Paraf Onayı verilebilir. Yeşil tik ikonuna basıldığında onaylanabilir, kırmızı çarpı ikonuna basıldığında reddedilebilir.

Paraf onayı verildikten sonra Belge Durumu Paraf Onayı Tamamlandı olarak gözükür.

İmzalı Dökümanın Yüklenmesi

Belgeler sayfasında İşlemler kolonu altında İmza Takibi ikonuna tıklanır.

Açılan pencerede İmzalı Belge Ekle butonuna tıklanır.

Dosya Seç butonundan imzalı belge seçilir. Dosya yüklendikten sonra Kaydet butonuna basılır. Süreç, İmza Sürecinde durumunda olacaktır.

İmza Süreci

Alıcı tarafı imzaladıktan sonra Belge durumu Taraf İmzaladı olarak görünür.

İmzalanan belgeyi yüklemek için sürecin Detay’ında Belgeler ekranında İşlemler kolonu altından İmza Takibiikonuna tıklanır.

Açılan pencerede İmzayı Reddet butonu ile imzalama reddilir.

İmzalı Belge Ekle butonu ile imzalı belge eklenir.

Dosya Seç butonundan imzalı belge seçilir. Dosya yüklendikten sonra Sözleşme İmza Tarihi bilgisi işaretlendikten sonra Kaydet butonuna basılır.

Süreç, İmzalı Belge Eklendi durumunda olacaktır.

Sözleşmeye imzalı belge eklendiği anda bulunulan tarih, Sözleşme Bilgileri sayfasında bulunan Başlangıç ve Bitiş Tarihi aralığında ise sözleşmenin durumu Yürürlükteolacaktır.

Sözleşme Bilgileri sayfasında bulunan Bitiş Tarihi geldiğinde ise sözleşmenin durumu Sözleşmenin Süresi Doldu olacaktır.

Başlangıç Tarihi gelecekteki bir tarih ise sözleşmenin durumu Başlangıç Tarihi Bekleniyor olacaktır.

SÖZLEŞME İŞLEMLERİ

Sözleşme Süreci Tamamlanmış Sözleşmenin Eklenmesi

Sözleşme süreci tamamlanmış sözleşmeyi arşivleme amacı ile Promena’ya eklemek için sol menüden Sözleşme Kayıtları Listesi sayfasından Sözleşme Kaydı Oluşturbutonu ile süreç oluşturma sayfası açılır.

Sözleşme Bilgileri ve Taraflar ekranı bilgileri doldurulur, sonrasında Sözleşme Kayıtları Listesi sayfasına geri dönülür. Aynı sözleşmenin İşlemler kolonu altından Detay ikonuna tıklanır. Sözleşme Bilgileri sayfasında Sözleşme Durumu Yürürlükteolarak güncellenir. İmza Tarihi bilgisi doldurulur. İmzalı versiyonu ise Belgeler ekranından eklenir.

Sözleşmeye Ek Protokol Eklenmesi

Promena üzerinde bulunan sözleşmeye ek protokol eklemek için sözleşmenin Detay’ından Sözleşme Bilgileri sayfasında Ek Protokol Oluştur butonu ile eklenebilir.

Butona tıklandığında açılan ekrandan bilgiler doldurulur. Ve Taslak durumunda olur.

Sözleşme Fesih İşlemi

Sözleşmenin Detay sayfasından Belgeler sekmesine gidilir. Fesih edilecek belge, başındaki kutucuktan işaretlendikten sonra Fesih Başlat butonuna basılır. Fesih Başlat butonu sözleşme devreye girdikten sonra veya devreye girmesine yakın bir zaman kala buton görünür olacaktır.

Açılan pencerede ilgili alanlar doldurulduktan sonra Fesih Başlat butonuna basılır.

Sözleşme Başlangıç ve Bitiş Tarihi sistem tarafından otomatik gelmektedir.

Fesih Süresi (Gün): Bulunulan günden alana yazılan gün kadar sonrasında feshedileceğine dair sistem hesaplama yapmaktadır. Çıkan tarih Fesih Başlat başlığının altında görünür.

Açıklama alanı doldurulduktan sonra Fesih Başlat butonuna tıklanarak sözleşmenin fesih süreci başlatılır. Belge Durumu Fesih Sürecinde oalrak gözükür.

Fesih edilecek tarih geldiğinde ise sözleşmenin durumu da Yürürlükte durumundan Feshedildi olarak sistem tarafından güncellenecektir.

Hatırlatıcı ve Loglar

Hatırlatıcı

Ekranın solunda yer alan “Sözleşme Kayıtları Listesi”tıklanır ve tüm sözleşmeler listelenir. İncelemek istenilen sözleşmenin sağ tarafında işlem sütununun altındaki detaylar ikonu tıklanır.

Açılan yeni ekranda sözleşme bilgileri sayfasının alt kısmında Hatırlatıcı sekmesi bulunmaktadır.

Hatırlatıcı Kur

Hatırlatıcı butonu tıklandıktan sonra açılan menüde “Hatırlatıcı Kur” tıklanır.

Açılan pencerede zorunlu alanlar kırmızı yıldız işareti ile belirtilmiştir. Belirtilen alanların eksik olması durumunda bir “Kaydet” işlemi yapılamaz.

Başlık: Eklenecek hatırlatma için başlık girilmesi gereken alandır. En fazla 100 karakter uzunluğunda olmalıdır.

Açıklama: Opsiyonel alandır. İstenildiği durumda bu alana açıklama girebilir.

Hatırlatma Tarihi: Bu alana hatırlatıcının aktif olacağı yani hatırlatma mailinin gönderileceği tarih girilmelidir.

Kime: Bu alana tıkladığında Sözleşme grubuna eklenmiş taraf ve karşı taraf yetkili kişileri sıralanır. Bir ya da birden fazla seçim yapılabilir.

Hatırlatıcıyı kurmak için ilgili alanlar doldurulduktan sonra “Kaydet” butonu tıklanmalıdır.

Hatırlatıcı Listesi

Sözleşme için kurulmuş hatırlatmaların listelendiği alandır. Hatırlatıcı butonu tıklandıktan sonra açılan menüde “Hatırlatıcı Listesi” tıklanır.

Açılan sayfada kurulan hatırlatmalar listelenir.

İşlemler kolonunda; sürecin durumuna göre değişkenlik gösteren çeşitli ikonlar yer almaktadır.

Detay ikonuna tıklandığında sözleşme hatırlatıcısına ait oluşturulma adımlarına ulaşılır.

Sil ikonu; hatırlatıcıyı silerek listeden kaldırmak için kullanılmaktadır.

Başlık: Alıcı kullanıcısı tarafından belirlenmiş hatırlatıcı başlığının yer aldığı alandır.

Kime: Hatırlatıcının kaç kullanıcıya gönderildiğini gösteren alandır.

Hatırlatma Tarihi: Hatırlatma mailinin hangi tarihte gönderileceğini gösteren alandır.

Zaman Dilimi: Hatırlatmanın hangi zaman dilimine göre gönderildiğini gösteren alandır.

Loglar

Sözleşme hakkında yapılan işlemlerin sistem üzerinde kayıt altına alındığı alan Loglar sayfasıdır. Ekranın solunda yer alan Sözleşme Yönetimi altından “Sözleşme Kayıtları Listesi” menüsüne tıklamalı ve sürecin Detay sayfasına ulaşılmalıdır. Sözleşme Bilgileri ekranının sol alt kısmında yer alan Loglar butonuna tıklanarak sürecin loglarına ulaşılabilir.

Açılan yeni sekmede loglar işlem tarihine göre sıralanır.

Log Tipi: İşlemlerin tiplerine göre grupları gösterir.

İşlemler: Alıcı/Tedarikçi kullanıcılarının yaptığı işlemlerin detayını bulabileceğiniz başlıktır.

Şirket Tipi: Alıcı / tedarikçi ayrımının yapıldığı başlıktır.

Şirket Ünvanı: Promena’da tedarikçi/alıcı kayıtlı ünvan bilgisini gösterir.

Kullanıcı: Kayıtlı şirket altında işlemi yapan kullanıcı bilgisinin görüntülendiği alandır. Tedarikçi kullanıcıları için Kullanıcı adı, IP bilgisi ve tarayıcı bilgisi yer alır.

İşlem Tarihi: Yapılan işlemin kaydının tarih, saat ve saniye olarak görüntülendiği başlıktır.

Sayfanın sağ üst bölümünde arama alanı ve diğer kısa yol ikonlarını görüntüleyebilirsiniz.

Özelleştir: Görüntülenmesi istenmeyen sütunların geçici olarak gizlenmesi için kullanılır.

Dışa Aktar: Listenin Excel’e aktarımı için kullanılır.

Yazdır: Sayfa çıktısını mevcut görünüm ile alınması için kullanılır.

Sözleşme Detay sekmesinde loglar alanında iki şekilde filtreleme yapılabilir. Şirket Ünvanı ve Log Tipine göre arama yapılabilir.

Sonuç Belgesinden Sözleşme Kaydı Oluşturma

Hızlı RFQ ve E-İhale süreçlerinin sonuçlandırıldığı Sonuç Belgeleri sayfasından da sözleşme kaydı oluşturulabilir. Sol menüden RFQ/E-İhale ardından Sonuç Belgeleri sekmesine tıklandıktan sonra Hızlı RFQ ve E-İhale sonuç belgeleri sayfasına erişilebilir.

Açılan Sonuç Belgeleri sayfasından Sözleşme kaydı oluşturulacak sonuç belgesinin İşlemler kolonu altından Detay sekmesine gidilir.

Açılan sayfada en altta bulunan Sözleşme Kaydı Oluşturbutonuna tıklanır.

Butona tıklandıktan sonra açılan pencerede sonuçlandırılan süreçteki tedarikçilerin bilgileri gelir. Sözleşme hangi tedarikçiye oluşturulacaksa tedarikçinin başındaki kutucuktan işaretlenir ve Devam Etbutonuna basılır.

Butona basıldıktan sonra Sözleşme Kaydı Oluştur sayfasına yönlendirilir ve Sözleşme oluşturma adımları yapılır.

Sözleşme Listesi

Sözleşme Listesi Düzenlenen sözleşmelere Sözleşme Yönetimi başlığı içerisinde yer alan Sözleşme Listesi menüsüne tıklayarak ulaşabilirsiniz. Açılan sayfada tüm durumlardaki sözleşmeler otomatik olarak listelenecektir. İşlem kolonunda; sürecin durumuna göre değişkenlik gösteren ikonlar yer almaktadır…

PromenaPromena

RFQ süreci Kapalı durumuna geçtikten sonra, süreci sonuçlandırmak için “Teklif Analizi” sayfasındaki “Teklif Durumu” alanına gidilir. Her bir kalem için kazanan olarak belirlenecek katılımcıların satırındaki kutucuklar işaretlenip ardından “Sonuçlandır”butonuna tıklanmalıdır.

Butona basıldığında sonuçlandırma işleminin yapılacağı ve istenilirse notların girilebileceği bir ekran açılmaktadır.

· Teklif Kriteri: Sonuçlandırma işlemi yapılırken baz alınacak sütunun belirlendiği alandır. Seçilen fiyat veya formül sütununa göre sonuç belgesindeki tutarlar hesaplanır.

· Sonuçlandırma Notu: Bu alana girilen açıklama, yalnızca süreç sahibi firmanın kullanıcıları tarafından görüntülenebilir. Katılımcılar, bu alandaki nota erişim sağlayamaz.

· Kazanan Notu: Kazanan katılımcıya not iletilmek isteniyorsa, ilgili aç/kapat düğmesi etkinleştirilmelidir. Bu alana girilen açıklama, kazanan olarak belirlenen katılımcıya gönderilen e-posta bildiriminde yer almaktadır. Diğer katılımcılar bu alandaki nota erişim sağlayamaz.

· Katılım Notu: Katılım gösteren katılımcılara not iletilmek isteniyorsa, ilgili aç/kapat düğmesi etkinleştirilmelidir. Bu alana girilen açıklama, sürece katılım gösterip cevap veren katılımcılara gönderilecek e-posta bildirimde yer almaktadır. Sürece davet edilen ancak teklifte bulunmayan katılımcı firmalara bu bildirim gönderilmez.

“Kaydet” butonuna basıldığında, ilgili sürecin sonuçlandırma belgesi oluşturulur. Eğer süreç için kurgulanmış bir onay akışı mevcutsa, süreç onay akışına yönlendirilir.

RFQ Listesi sayfasında listelenen RFQ süreçlerinin ilgili satırında bulunan “Teklif Analizi” ikonuna tıklanarak veya sürecin detaylarının son adımı olan “Özet & Etkinleştir” sayfasındaki “Teklif Analizi” butonunu kullanarak ilgili sayfaya erişim sağlanabilir.

Açılan sayfa sürecin durumuna, katılımcıların teklif verme durumuna ve alınan aksiyonlara göre şekillenmektedir.

Henüz teklif iletilmemiş RFQ süreçlerinde sadece “Cevap Durumu” alanı ilgili sayfada mevcuttur. Bu tabloda, katılımcıların temel bilgileri, teklif gönderip göndermedikleri ve aktiflik durumları görüntülenebilir.

· Tedarikçi: Katılımcı firmaların ünvanları listelenmektedir. Ünvanın sol tarafında bulunan adam ikonuna basıldığında ilgili katılımcının sürece son eriştiği, son teklif verdiği ve sisteme son giriş yaptığı zamana ulaşılabilir.

· Yetkili Kişi: Katılımcı firma yetkililerinin ad ve soyadları listelenmektedir.

· E-Posta: Katılımcı firma yetkililerinin e-posta adresleri listelenmektedir.

· Sabit Telefon: Varsa katılımcı firmaların sabit telefon numaraları listelenmektedir.

· Belgeler: Katılımcıların sürece yükledikleri belgelerin sayıları listelenir. Katılımcı 1 veya daha fazla belge yüklemişse, sayı üzerine tıklandığında yüklenen belgelerin detaylarını gösteren bir alan açılır. Bu alan üzerinden istenilen belgeler indirilebilir.

İlgili belgeler aynı zamanda “Cevap Durumu” alanının sağ üst kısmında bulunan “Tüm Belgeleri İndir” butonundan da toplu şekilde indirilebilir.

· Katılım Durumu: Katılımcıların belirttikleri katılım durumları listelenmektedir.

· Teklif Aşamasında: Katılımcıların sürece teklif verip vermediği bilgisi listelenmektedir.

· Pazarlık Aşamasında: Katılımcıların, süreç pazarlık aşamasındayken davet edilip edilmediği ve davet edilenlerin revize teklif verip vermediği bilgisi listelenmektedir.

Sayfanın sağ tarafında yapışkan bir kur seçimi butonu bulunmaktadır. Bu butona tıklandığında açılan pencereden para birimi seçimi yapılabilir. Kur tarihi seçildiğinde, seçilen tarihin kur bilgilerine göre pariteler otomatik olarak belirlenir, istenirse manuel olarak da değer girilebilir. Belirlenen kur bilgilerine göre, “Teklif Analizi” sayfasındaki fiyatla ilişkili alanlar otomatik olarak güncellenir.

“Teklif Analizi” sayfasında bulunan “Teklif Durumu” alanında her bir kalem için ayrı konteyner yapıları bulunmaktadır ve katılımcıların verdiği tekliflerin detayları ilgili konteyner yapılarının içerisinde yer almaktadır. Şablonda yer alan tüm sütunlara ait katılımcı teklifleri ile formül sütunlarının hesaplanmış değerlerine bu alandan erişilebilir.

“Kur Seçimi” penceresinde parite değerleri belirlendikten sonra, katılımcıların tekliflerinin sağ tarafında Kur ikonu bulunmaktadır. Bu ikonun üzerine gelindiğinde, ilgili sütuna ait katılımcının vermiş olduğu orijinal teklif değeri görüntülenir.

Sol üst kısımda üç adet açılır liste bulunmaktadır.

· Teklif Kriteri: Bu alanda, fiyat sütunları ile hesaplamasında fiyat sütunu veya sütunları kullanılan formül sütunları listelenir. Tekliflerin birbiriyle kıyaslanması, burada seçilen sütuna göre yapılır. Her kalemde, seçilen sütun için verilen en iyi teklifler yeşil renkle vurgulanır.

· Sırala: Bu alanda “Tedarikçi” ve “En İyi Teklif” olmak üzere iki seçenek bulunur. “Tedarikçi” seçeneği seçildiğinde, her kalem konteynerindeki teklifler katılımcı unvanlarına göre alfabetik olarak sıralanır. “En İyi Teklif” seçeneği seçildiğinde ise, “Teklif Kriteri” alanında belirlenen sütundaki teklif değerlerine göre teklifler iyiden kötüye doğru sıralanır.

· Teklif Seçimi: Bu alanda “Kalem Bazında” ve “Genel Toplam Bazında” seçenekleri bulunmaktadır. Tüm seçenekler, “Teklif Kriteri” alanında seçilen sütuna göre hesaplanır. “Kalem Bazında” seçeneği seçildiğinde, her kalem için en iyi teklife sahip katılımcıların kutucukları işaretlenir. “Genel Toplam Bazında” seçeneği seçildiğinde ise, dip toplamda en iyi teklife sahip olan tek katılımcı (eşit dip toplam teklifine sahip başka bir katılımcı yoksa) her kalem içinde seçilir.

Genel Toplam

Bu alanda katılımcıların verdiği tekliflerin dip toplamlarına ulaşılır. Dip toplam bilgileri “Teklif Kriteri” alanında seçilen sütun baz alınarak göre hesaplanmaktadır.

En İyi Teklif

Bu alanda, hem dip toplam bazında en iyi teklife sahip katılımcının hem de kalem bazında en iyi tekliflere sahip katılımcıların “Teklif Kriteri” alanında seçilmiş sütundaki en iyi teklifleri gösterilmektedir. Süreç kapandıktan sonra pazarlık aşamasına geçilip katılımcılar tarafından revize teklifler verildiğinde, “Değişim Oranı” kolonu en iyi teklifler arasındaki değişimi yüzdesel olarak göstermektedir.

Pazarlık Sürecinin Başlatılması

Teklifler toplandıktan ve süreç Kapalı duruma geçtikten sonra, katılımcılardan tekliflerini revize etmeleri istenirse pazarlık turlarına geçiş başlatılabilir. Pazarlık aşamasına geçiş yapmak için, "Teklif Durumu" konteyneri içinde yer alan "Pazarlık Süreci Başlat" butonuna basılmalıdır.

Açılan ekran üzerinden pazarlık turunun ne zaman biteceği belirlenir ve istenirse katılımcılara açıklama notu girilebilir. Ekranda listelenen katılımcıların satırında bulunan aşağı yönlü ok ikonuna basıldığında ilgili katılımcının kalemlere verdiği tekliflerin detayı görüntülenebilir. Tekliflerinde revizyon yapmaları istenen katılımcıların kutucukları işaretlenmelidir.

Eğer özellikle revize teklif talep edilecek fiyat sütunları varsa, “Revize Edilecek Sütun” butonuna basılarak seçim yapılabilir. Butona basıldığında açılan ekranda revize teklif talep edilecek fiyat sütunları katılımcı bazında seçilebilmektedir.

Seçilen sütunlar ilgili katılımcıların ekranında vurgulanacaktır. Katılımcılar yine de vurgulanmamış sütunlarda da tekliflerini revize edebilirler.

Pazarlık süreci başlatıldıktan sonra belirlenen katılımcılara sistem tarafından e-posta gönderimi gerçekleşmektedir ve süreç Kapalı durumundan Pazarlık Aşamasında durumuna geçer ve ilgili butonun ismi “Revize İste” olarak değişir. Bu butona tekrar basılarak önceden pazarlık turuna davet edilmemiş katılımcılar davet edilebilmektedir. Bitiş tarihi geldiğinde süreç tekrar Kapalı durumuna geçmektedir, tekrar pazarlık turu başlatılmak istenirse “Revize İste” butonu aracılığından aynı işlem gerçekleştirilip diğer pazarlık turu başlatılabilir. Tur bilgileri “Teklif Analizi” sayfasının sol üst kısmında belirtilmektedir.

Teklif Değişimi

Pazarlık aşamasına geçildiğinde “Cevap Durumu” alanında “Teklif Değişimi” butonu görüntülenmektedir

Bu butona basıldığında açılan ekran üzerinden katılımcıların, hem kalem hem de genel toplam bazında pazarlık aşamasında önce verdiği ilk teklifler, pazarlık aşamasından sonra verdiği son teklifler, teklifler arasındaki fiyat değişiminin tutarsal ve oransal bilgisi ve verilmiş revize tekliflerin sayısına ulaşılabilir.

Ekrandaki veriler, sol üst köşede yer alan “Teklif Kriteri” butonunda seçilen fiyat / formül sütununu baz alarak düzenlenmektedir.

Teknik Onay Süreci

Teklifler seçilip “Teknik Onaya Gönder” butonuna basıldığında ilgili ekrana ulaşılabilir.

"Görüntüleme Seçimi" alanından, teklif bilgilerinin ilgili onaycı tarafından görüntülenip görüntülenemeyeceği belirlenir. Eğer önceden kurgulanmış bir teknik onay akışı mevcutsa, süreç “Tanımlı Akış” seçeneği üzerinden ilgili onay kurgusuna yönlendirilebilir veya "Manuel Seçim" seçeneği ile süreç, belirli bir kullanıcı seçilerek onayına sunulabilir. İstenirse onay yetkililerinin görebileceği bir açıklama metni girilebilir.

İşlem tamamlandığında RFQ süreci Teknik Onayda durumuna geçer. Akışın başarıyla onaylanması durumunda süreç Teknik Onaylı durumuna geçer. Eğer akış sırasında ret işlemi gerçekleştirilirse, süreç Teknik Ret durumuna geçer.

Oluşturma sürecinin son aşaması olan “Özet & Etkinleştir” sayfası, önceki adımlarda girilen tüm bilgileri ve yapılan ayarları bir arada sunar. Bu sayfa, sürecin yayımlanmasından önce detayların topluca gözden geçirilmesini ve gerekirse düzenlenmesini sağlar.

Ekran görüntüsünde yer alan akordiyon yapıları, sayfanın varsayılan halinde açık olarak görüntülenir. Sürecin bilgileri incelendikten sonra, değiştirilmesi gereken bir ayar olduğu düşünülürse, sayfanın üst kısmında bulunan sekme adlarına veya akordiyon yapısındaki başlıklara basılarak ilgili sayfaya kolayca erişilebilir.

Tüm alanlar kontrol edildikten sonra, “Yayımla” butonuna basılarak süreç, “Katılımcı Listesi” adımında belirlenen katılımcılara yayımlanır. Bu işlemle birlikte, sürecin yayımlanmasında bir onay akışı bulunuyorsa sürecin durumu Onay Bekliyor durumuna geçer. Eğer sürecin yayımlanması onaylanırsa veya yayımlama onay akışı bulunmuyorsa, sistem tarafından katılımcı yetkililerine bilgilendirme e-postası gönderilir ve sürecin durumu Teklif Aşamasında durumuna geçer.

Beşinci adım olan “Belgeler” sekmesinde, süreçle ilişkili belgeler ister “Dosya Seç” butonuna basılarak, ister ilgili alana sürükle bırak yöntemiyle eklenebilir. Bu sekmeye yüklenen belgeler, sürecin yönetimi ve kayıt altına alınması amacıyla saklanır.

Eklenen belgelerin katılımcı firmalarla paylaşılması isteniyorsa, ilgili belgenin “Tedarikçi Erişimi” kolonunda yer alan aç/kapat düğmesi etkinleştirilmelidir. Bu işlem, belirlenen belgelerin katılımcılar tarafından görüntülenebilmesini sağlar. Listenin sol üst köşesinde bulunan “Tedarikçi Erişimi” alanı üzerinden de aynı işlem toplu olarak yapılabilir.

Eklenen belgeler, sayfada bir liste halinde görüntülenir ve bu listede yer alan “İşlemler” kolonundan istenilen belgeler indirilebilir veya süreçten kaldırılabilir.

Dördüncü adım olan “Katılımcı Listesi” sekmesi, RFQ sürecine katılması istenilen firmaların belirlenebileceği bölümdür. Bu sekmede, sürece dahil edilmesi planlanan firmalar listeye eklenebilir. Ayrıca, tedarikçilerden önceden alınmış teklifler mevcutsa, bu teklifler ön teklif olarak sistemde tanımlanabilir ve kaydedilebilir. Ayrıca sayfada bulunan listenin “İşlemler” kolonundan katılımcı firmanın kullanıcıları arasından RFQye katılacak yetkili kişi için düzenleme işlemi yapılabilir ve hatalı eklenmiş olan katılımcı firmalar listeden kaldırılabilir. Listede istenilen katılımcıların satırlarında yer alan kutucuklar işaretlenerek “Seçilenleri Kaldır” butonuna basılarak toplu silme işlemi de yapılabilmektedir.

Katılımcı Ekle

“Katılımcı Ekle” butonuna tıklandığında, süreç sahibi firma tarafından sisteme tanımlanmış olan tedarikçilerin listelendiği bir ekran açılır. Bu ekran üzerinden, RFQ sürecine davet edilmesi planlanan tedarikçiler seçilerek listeye eklenebilir.

Arama kısmına istenilen ifade yazılarak “Enter” tuşuna basıldığında hızlı bir arama yapılabilir. Bunun yanı sıra, tedarikçi firmaların durumlarına, kategori bilgilerine ve ana kayıtlara tanımlanmış marka bilgilerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilebilir.

Daha kapsamlı bir filtreleme yapmak için “Detaylı Filtre” butonuna tıklanabilir. Bu seçenek, satın alma kategorisi, ülke, eyalet ve şehir bilgilerine göre listeyi daraltarak arama sonuçlarının daha spesifik hale getirilmesini sağlar.

Davet edilecek firmalar ve yetkilileri seçilip “Kaydet” butonuna basıldıktan sonra ilgili katılımcı firmalar “Katılımcı Listesi” sayfasında listelenmektedir.

Tedarikçi Ağı’na Yayımla

Tedarikçi Ağı’na Yayımla butonuna basıldığında “Seçilen Tedarikçilere” ve “Kategoriye” olmak üzere iki ayrı seçenek bulunmaktadır.

Seçilen Tedarikçiler: Bu seçenek işaretlendiğinde, Promena üzerinde tanımlı tedarikçi havuzunu listeleyen bir ekran açılır.

Sol üst tarafta yer alan arama kısmına istenilen ifade yazılarak “Enter” tuşuna basıldığında hızlı bir arama yapılabilir. Bu alanın sağ tarafında, yapay zekâ destekli bir arama alanı bulunur. Talep edilen ürün veya hizmet tanımına göre arama yapıldığında, liste otomatik olarak ilgili ürün veya hizmette faaliyet gösteren tedarikçilerle filtrelenir.

Daha kapsamlı bir filtreleme yapmak için “Detaylı Filtre” butonuna tıklanabilir. Bu seçenek, satın alma kategorisi, ülke, eyalet ve şehir bilgilerine göre listeyi daraltarak arama sonuçlarının daha spesifik hale getirilmesini sağlar.

Davet edilecek firmalar ve yetkilileri seçilip “Kaydet” butonuna basıldıktan sonra ilgili katılımcı firmalar “Katılımcı Listesi” sayfasında listelenmektedir.

Devam Et butonu bir sonraki adıma ilerlemek için kullanılır. Tamamlanan adımlar arasında geçiş yapmak için “Adımlar Takip Alanı” üzerinde ilgili adımın başlığı tıklanabilir.

Üçüncü adım olan “Kalem Bilgileri” sekmesine gelindiğinde, Kurulum durumunda olan RFQ sürecinin kalemlerinin belirlenmesi gerekir. Bu sekme, RFQ”nin konusunu oluşturan kalemlerin tanımlandığı bölümdür. Ayrıca sayfada bulunan listenin “İşlemler” kolonundan kalemler için düzenleme, kopyalama ve silme işlemleri yapılabilir. Listede istenilen kalemlerin satırlarında yer alan kutucuklar işaretlenerek “Seçilenleri Kaldır” butonuna basılarak toplu silme işlemi yapılabilmektedir.

Ürün Seç

“Ürün Seç” butonuna basıldığında, süreç sahibi şirket için önceden tanımlanmış ürünlerin listelendiği bir ekran açılır. Bu ekran üzerinden, sürece eklenmek istenen kalemler seçilebilir. Arama fonksiyonu kullanılarak spesifik bir kalem aranabilir veya satın alma kategorisi filtresi uygulanarak liste daraltılabilir.

Kalemler seçilip miktarları belirlendikten sonra “Kaydet” butonuna basıldığında ilgili kalemler “Kalem Bilgileri” sayfasında listelenmektedir.

Ürün Ekle

“Ürün Ekle” butonuna basıldığında, sürece eklenmek istenen ancak sistemde tanımlı olmayan ürünlerin özelliklerini belirleyip ilgili sürece eklenebileceği ekran açılır. Kalemlerin özellikleri belirlenip “Kaydet” butonuna basıldıktan sonra ilgili kalemler “Kalem Listesi” sayfasında listelenmektedir.

Formül Seçimi

“Kalem Bilgileri” sayfasında yer alan bu sekme, şablonda tanımlı formül sütunlarını gösterir. Süreçte kullanılmaması planlanan sütunlar ilgili alandan devre dışı bırakılabilir ya da katılımcı erişimine açılabilir. Katılımcı erişimine açılan formül kolonları süreç yayımlandıktan sonra hesaplamalarla beraber katılımcılara gösterilecektir.

Devam Et butonu bir sonraki adıma ilerlemek için kullanılır. Tamamlanan adımlar arasında geçiş yapmak için “Adımlar Takip Alanı” üzerinde ilgili adımın başlığı tıklanabilir.

İkinci adım olan Süreç Ayarları sekmesine gelindiğinde, Kurulum durumunda olan Gelişmiş RFQ sürecine ayarların belirlenmesi gerekir. Bu sekme, RFQ’nun doğru ve etkili bir şekilde ilerlemesi için gerekli yapılandırmaların yapıldığı bölümdür.

Başlangıç Tarihi: Zorunlu alandır. Gelişmiş RFQ’nun başlayacağı zamanın Tarih, saat ve dakika türünden belirlenmesi gerekmektedir.

Şablon: Zorunlu alandır. İlgili süreçte kullanılmak istenen şablonun seçileceği alandır.

Kapalı Zarf: Gelişmiş RFQ süreçlerinde tekliflerin, belirlenen tarihe kadar gizlilik esasına göre saklanmasını sağlar. Bu alan aktif edildiğinde, ekranda tarih seçiminin yapılabileceği ek bir alan görüntülenir.

Belge Yükleme Zorunluluğu: Bu alan aktif olduğunda, katılımcılar teklif vermeden önce belge yüklemek zorundadır.

Çoklu Para Birimi

Bu alanda süreçte kullanılabilecek para birimleri eklenebilir. Bu alana para birimi eklenmediği takdirde katılımcılar tüm tanımlı para birimleri üzerinden tekliflerini iletebilirler.

RFQ Grubu

Bu alanda, normalde ilgili süreci görüntüleyemeyecek farklı organizasyon birimlerinden kullanıcılar için görüntüleme yetkisi tanımlanabilir. İstenirse, süreci yönetebilmeleri için “Yönetim Yetkisi” sütunundan yetki de verilebilir.

Şartlar ve Koşullar Ayarları

Bu alanda, katılımcıların ilgili sürece katılabilmeleri için kabul etmeleri zorunlu olan şartlar ve koşullar tanımlanabilir. Şartlar ve koşullar belirlenmek isteniyorsa, ilgili alan etkinleştirildikten sonra bir not eklenir. Ayrıca, istenirse katılımcıların şartları ve koşulları kabul ederken görüntüleyebileceği belgeler de bu alana eklenebilir.

Kalem Listesi adımına geçmek için “Süreç Ayarları” adımında ilgili alanlar doldurulmuş ve "Kaydet ve Devam Et" butonu tıklanmış olmalıdır.

İlk adım, “Genel Bilgiler” sekmesidir. Bu sayfada RFQ sürecine ait temel bilgiler tanımlanır. Zorunlu alanlar doldurulduktan ve “Kaydet ve Devam Et” butonuna basıldıktan sonra RFQ’nun temel taslağı oluşturulur ve süreç Kurulum durumuna geçer.

Başlık: Zorunlu alandır. RFQ sürecinin başlık bilgisi girilmelidir.

Şirket: Zorunlu alandır. Şirket tipli organizasyon birimleri listelenmektedir.

Yetkili Kişi: Zorunlu alandır. Sol menüden Kullanıcı Yönetimi > Sorumlu Rol Listesi sayfasına giderek, RFQ’da yetkili olabilecek rollere sahip kullanıcılar görüntülenebilmektedir. Bu sayfada, belirlenmiş rollere sahip kullanıcılar,  “Yetkili Kişi” alanında listelenmektedir.

Organizasyon Birimi: Yetkili Kişi olarak seçilen alıcı kullanıcısının organizasyon bilgileri ilgili alana otomatik olarak gelmektedir.

Teklif Yönü: Zorunlu alandır. Bu alan, RFQ sürecinin Satın Alma (Aşağı)veya Satış (Yukarı) süreci olarak tanımlanacağı bölümdür. Sürecin yönü, RFQ kapsamında izlenecek yöntemi belirler.

Alt Şirket: Şirket tipli organizasyon birimleri listelenmektedir.

Talep Eden: Talebi ileten kişinin bilgisinin tutulabildiği alandır. Sol menüden Kullanıcı Yönetimi > Sorumlu Rol Listesi sayfasına giderek, RFQ’da talep eden kişi olabilecek rollere sahip kullanıcılar görüntülenebilmektedir. Bu sayfada, belirlenmiş rollere sahip kullanıcılar,  “Talep Eden” alanında listelenmektedir.

Şirket İçi Not: Bu alana girilen notlar sadece RFQ sürecine erişebilen alıcı kullanıcıları tarafından görüntülenebilmektedir.

Tedarikçiye Not: Bu alana girilen notlar RFQ sürecine davet edilecek tedarikçiler tarafından görüntülenebilmektedir.

Devam Et butonu bir sonraki adıma ilerlemek için kullanılır. Tamamlanan adımlar arasında geçiş yapmak için “Adımlar Takip Alanı” üzerinde ilgili adımın başlığı tıklanabilir.

Sıfırdan Gelişmiş RFQ Süreci Oluşturmak için; RFQ/E-İhale ana başlığı altında yer alan RFQ başlığı ardından RFQ Listesi başlığı tıklanır. Açılan sayfada sağ üst kısımda yer alan RFQ oluştur butonu tıklanmalıdır.

Ardından RFQ tipinde Gelişmiş RFQ seçilir.

Sayfada kurulum adımlarını görüntülenmektedir. Süreç kurulumu için gerekli tüm adımlar sırası ile takip edilerek tamamlanmalıdır

İkinci yöntem ise kopyalama yöntemidir.

Kopyalayarak Süreç Oluşturmak için;  RFQ Listesi başlığı tıklanarak Süreç listesi görüntülenir. Kopyalanmak istenen süreç için işlem kolonunda yer alan "Kopyala" aksiyonu tıklanır.

Açılır sayfada kopyalamak istediğiniz RFQ’da Kalem Listesi, Tedarikçi Listesi ve Belgeler sayfalarından yeni sürece taşımak istediğiniz alanları aktif hale getirerek sadece istediğiniz RFQ sayfalarını kopyalayabilirsiniz. Tüm durumlarda süreçler kopyalanabilir.

Kopyalanan süreç otomatik olarak adlandırılır. Yeni isim vermek için Başlık alanından değişiklik yapılabilir.

Gelişmiş RFQ şablonu oluşturabilmek için “Süreç Tipi” alanından “A-RFQ, AUC” seçeneği seçilmelidir. Bu tip şablonlara kullanıcı tarafından eklenen sütunlar dâhil edilebilir ve şablon Gelişmiş RFQ süreçlerinde kullanılabilir.

Şablon oluşturulduğunda, sayfa otomatik olarak genişler ve şablondaki mevcut sütunların listelendiği, ayrıca şablona yeni sütunların eklenebileceği bölüm açılır.

Sütun Ekle

Sütunlar konteynerinin sağ üst köşesinde bulunan “Sütun Ekle” butonuna tıklandığında, ilgili şablona yeni sütun eklenmesini sağlayan pencere açılır. Açılan penceredeki alanlar belirlenip “Kaydet” butonuna basıldığında sütun ilgili şablona eklenir ve listede görüntülenebilir.

Giriş Tipi: “Alıcı Girişi” ya da “Tedarikçi Girişi” seçeneklerinden biri seçilmelidir. Seçilen tipe bağlı olarak “Sütun Adı” alanında gösterilen sütunlar farklılık gösterir.

Sütun Adı: “Giriş Tipi” alanında seçilen tipe bağlı olarak “Alıcı Girişi” veya “Tedarikçi Girişi” tipli sütunlar listelenmektedir.

Zorunlu mu?: Bu değer aktifse sütuna giriş yapılması zorunludur.

Tedarikçi Erişimi: Bu değer aktifse, ilgili sütun tedarikçiler tarafından görüntülenebilir. Sadece “Alıcı Girişi” tipli sütunlarda bu değer belirlenebilir.

Tanımlı ürün için güncellenebilir mi?: Bu değer aktif ise sütunda bulunan tanımlı ürünler için kayıt güncellenebilir. Sadece “Alıcı Girişi” tipli sütunlarda bu değer belirlenebilir.

Tanımlı olmayan ürün için güncellenebilir mi?: Bu değer aktif ise sütunda bulunan ve tanımlı olmayan ürünler için kayıt güncellenebilir. Sadece “Alıcı Girişi” tipli sütunlarda bu değer belirlenebilir.

Entegrasyondan gönderimi zorunlu mu?: Bu değer aktifse ilgili sütunun entegrasyon servislerinden (RFQ Yaratma Servisi) gönderimi zorunludur. Sadece “Alıcı Girişi” tipli sütunlarda bu değer belirlenebilir.

Formül Sütunu Ekle

“Sütun Ekle” butonunun sağ tarafında bulunan “Formül Sütunu Ekle” butonuna tıklandığında, ilgili şablona yeni formül sütunu eklenmesini sağlayan pencere açılır. Açılan penceredeki alanlar belirlenip “Kaydet” butonuna basıldığında sütun ilgili şablona eklenir ve listede görüntülenebilir.

Sütun Adı: Yeni oluşturulacak formül sütunun adı bu alanda belirlenir.

Sütun Açıklaması: Kullanıcı tarafından isteğe bağlı olarak sütun hakkında açıklama metni eklenebilir.

Sayısal Sütunlar: Bu alanda, oluşturulacak sütunun formülasyonun da kullanılabilecek sütunlar listelenir. Listede yalnızca şablonda mevcut olan, doldurulması zorunlu (Zorunlu mu?alanı aktif) ve veri tipi sayı, ondalık veya fiyat bilgisi olan sütunlar yer alır. Buradaki “Ekle” butonuna tıklandığında, ilgili sütun formül alanına eklenir.

Formülasyonun oluşturulabilmesi için sayfada formül tuş takımı bulunur. Bu alandan, formül alanına matematiksel işlemler veya formülasyon da kullanılacak sayılar eklenebilir.

Formülasyon Alanı: Bu alan, oluşturulan formülün ve kullanılan elemanların gösterildiği bölümdür. Formül matematiksel kurallara uygun şekilde oluşturulmuşsa alan yeşil, uygun değilse kırmızı olarak işaretlenir.

Formül Ön İzleme: Formülasyon alanında oluşturulan formülün sağlaması bu alandan yapılabilir.

· Sütun Adı: Yeni oluşturulacak sütunun adı bu alanda belirlenir.

· Sütun Tipi: Bu alan, sütunun kabul edeceği veri giriş türünü belirler. Toplamda beş farklı tipte sütun oluşturulabilir.

    Sayı: Bu tip sütunlarda yalnızca tam sayı girişi yapılabilir, ondalık değerler kabul edilmez.

    Metin: Bu tip sütunlar açıklama, not veya ek bilgi alanları için uygundur. Harf, rakam ve semboller dâhil olmak üzere alfa numerik giriş yapılabilir.

    Tarih: Bu tip sütunlar, tarih bilgisinin girilmesi için kullanılır. Girişler yalnızca GG.AA.YYYY formatında kabul edilir.

    Ondalık: Bu tip sütunlarda yalnızca sayı girişi yapılabilir. “Sayı” tipli sütunlardan farklı olmak üzere ondalık değer kabul edilmektedir.

    Fiyat Girişi: Fiyat bilgisinin girilmesi için kullanılır. Giriş yapılmadan önce para birimi seçilmelidir. “Birim Fiyat” ve “Liste Fiyatı” gibi sütunlar örnek verilebilir.

· Girişi Tipi: Bu alan, sütuna hangi tarafın veri girişi yapacağını belirler. Eğer sütun süreç sahibi firma tarafından doldurulacaksa Alıcı Girişi, katılımcılar tarafından doldurulacaksa Tedarikçi Girişi seçilmelidir.

· Şablon Tipi: Sistem tarafından otomatik olarak doldurulur ve kullanıcı tarafından değiştirilemez.

· Sütun Açıklaması: Kullanıcı tarafından isteğe bağlı olarak sütun hakkında açıklama metni eklenebilir.