Kullanıcı adı ve şifreniz ile sistem içerisine giriş yaptıktan sonra sol menüde yer alan “RFQ/E-İhale” sekmesini tıklayınız. Açılan yenı sekmeler içerisinden “Hızlı RFQ Oluştur” ikonunu tıklayınız.

Açılan ekran içerisinde 4 aşama içeren menüler gelmektedir. İlk gelen sekme “1 -Genel Bilgiler” alanıdır. Bu alanda doldurulması gereken alanlar kırmızı yıldız işareti ile belirlenmiştir. Bu alanlarda eksik olması durumunda bir sonraki sekmeye geçilemez. Süreç bilgilerinizi giriş yapınız ve “Sonraki” ikonunu tıklayınız.

Başlık: Teklif konusunun başlığıdır. Listeleme ekranlarında ve e-posta duyurularında burada tanımlanan başlık kullanılmaktadır.

Şirket: Teklif süreci açmaya yetkili olduğunuz şirket otomatik karşınıza çıkacaktır. Kullanıcıların genellikle 1 adet şirket için yetkisi bulunur bu nedenle tek şirketin listelendiği görüntülenir.

Yetkili Kişi:Hızlı RFQ sürecini başlatan yetkili bilgisi otomatik olarak gelmektedir. Süreç yetkilisi olarak sistem içerisinde tanımlanır. Farklı bir yetkilinin takip edeceği öngörülürse ilgili kişinin seçimi yapılır.

Organizasyon Birimi:Bağlı olduğunuz organizasyon birimini belirtmektedir.

Şirket İçi Not: Sistem içerisinde tanımlı kullanıcılar ile paylaşılacak özel bir  not var ise ilgili alana giriş yapınız.

Tedarikçiye Not:Tedarikçiler ile paylaşmak istediğiniz notları ilgili alana giriş yapınız.

Tip: Mevcut süreç satın alma süreci (Alış), açık arttırma süreci (Satış) ayrımı ilgili alandan seçim yapınız.

Bitiş Tarihi:Teklif sürecinizin sonlanacak tarihini ilgili alana giriş yapınız.

Kapalı Zarf: Katılımcıların tekliflerinin gizli tutuldugu ihale veya RFQ cinsidir. Tekliflerin belirli süre içerisinde Alıcı ve Promena tarafından görüntülenmesi istenilmediğinde bu alanı açık tutunuz.

Bu alan açık olduğunda “Zarf Açılış Tarihi” belirlemeniz gerekir.

Belge Yükleme Zorunluluğu: Tedarikçilerin sisteme dosya ekledikten sonra teklif vermesi durumunda ilgili alanı açık tutunuz.

Açılan ekran içerisinden arzu ederseniz sistemde tanımlı olan ürününüzü seçebilir veya yeni ürün girişi yapabilirsiniz.

Sistem içerisinde yer alan ürününüzü seçmek için “Ürün Seç” ikonunu tıklayınız.

Açılan ekran içerisinde alıcıya ait olan ürünler listeleniyor.  Ekranın üst kısmında yer alan arama alanı ürün isim yada numarasından bulmanız için yer alıyor. Bu alanın yan tarafında yer alan Satınalma Kategorisi ise sistemde tanımlanan kategorilere göre ayrım yapmanızı sağlar. Seçeceğiniz ürünü belirledikten sonra “Miktar” alanınan giriş yapıp, sol tarafında yer alan check box’u işaretleyip sağ altta yer alan “Kaydet” ikonunu tıklayınız.,

Yeni ürün eklemek için “Ürün Ekle” ikonunu tıklayınız ve açılan sekme içerisine zorunlu alanlara ürün bilgilerini giriniz. Teklif ölçü birimine göre tam sayı olması gereken “adet” gibi ifadelerde ondalık değer girilemezken, “litre”, “kilogram” gibi küsüratlı değerler için maksimum iki haneye izin verilebilir. Ürün bilgilerini tamamladıktan sonra kalemin sol tarafında yer alan yeşil tik ikonunu tıklayınız.

Ürünle ilgili değişiklik yapılması gerektiğinde İşlem başlığı altında yer alan kalem ikonunu (Düzenle) tıklayarak gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz. Değişiklikler yapıldıktan sonra yine yeşil tik (kaydet) butonunu tıklayarak kaydedebilirsiniz. Bu işlemi Freetext- ürün ekle alanından tanımlanan ürünler için yapabilirsiniz. Ürün seç alanından tanımlı ürünler için değişiklik yapmak istediiğinizde sadece “Miktar” alanını değiştirebilirsiniz.

Tanımlı olan “Ürün Seç” ve “Ürün Ekle” alanından oluşturulan kalemler fark etmeksizin kopyalayabilirsiniz. İşlem başlığı altında yer alan kopya işareti ile bu işlemi yapabilirsiniz. Tanımlı olan “Ürün Seç” alanındaki kalem kopyalandığında sadece miktar alanı güncellenebilir, Freetext Ürün kalemi kopyalanması durumunda ise zorunlu tüm alanlar güncellenebilir durumda olacaktır.

Daha sonrasında ekranın sağ alt köşesinde bulunan “Sonraki” ikonunu tıklayınız.

Açılan ekran içerisinden süreç içerisine tedarikçi eklemek için ”Ekle” ikonunu tıklayınız ve yeni açılan sekme içerisinden firmanıza ait tedarikçileri süreç içerisine eklemek için “Tedarikçi Listesinden Ekle” ikonunu tıklayınız.

Tedarikçi Listesinden Ekle ikonu tıklandıktan sonra;

Açılan ekran içerisinden Alıcı firma altında tanımlı olan tedarikçi seçimi yapılarak “Kaydet” ikonunu tıklayınız. Tedarikçi seçip, eklemeye devam edeceksek ve sayfalar arasında gezineceksek “Kaydet ve Yeni Ekle” ikonunu tıklayınız.

Promena Pazar Yeri tedarikçi havuzundan tedarikçi eklemek için “Pazaryeri’ne Yayımla” ikonunu tıklayınız. Pazar Yeri için sistemde iki seçenek çıkıyor; Global ağdan seçim yapabilmek için “Tedarikçi Seç”, Global kategori altında tanımlı olan tedarikçiler için ise “Kategori Seç” alanı çıkmaktadır.

Pazaryeri’ne Yayımlaikonu tıklandıktan sonra;

Açılan ekran içerisinden alım yapılacak ürüne ait kategori seçiniz ve “Tamam” ikonunu tıklayınız.

Tedarikçi listesi içerisinde açılan “Pazaryeri Kategorileri” ikonunu tıkladığınızda seçmiş olduğunuz kategoriye bağlı tedarikçi sayısına ulaşabilirsiniz. Tedarikçi sayısı üzerine tıkladığınızda sürece davetli olan tedarikçi bilgilerini görüntüleyebilirsiniz.

Tedarikçi eklemeleri tamamlandıktan sonra sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “Sonraki” ikonunu tıklayınız.

En son adım “Belgeler” alanıdır. Açılan ekran içerisinde tedarikçiler ile paylaşılmak istenen dosya var ise ilgili dosyayı bulut ekranına sürükleyiniz

Eklenin dosyanın silinmek isterseniz “işlem” sütunu altına yer alan çöp tenekesi ikonunu tıklayınız.

Eklemiş olduğunuz dosyanın tedarikçiler tarafından erişilebilir olması için Tedarikçi Erişimi sütunu altına yer alan ikonu aktif hale getirmeniz gerekmektedir. Belirtilen ikon pasif olması durumunda ilgili dosya tedarikçiler tarafından ulaşılabilir olmayacaktır.

Belge yükleme işlemlerinizden sonra ekranda sağ alt köşede yer alan “Son” ikonunu tıklayınız.

Açılan ekran içerisinden son kontrollerinizi yapınız ve sağ alt köşede yer alan “Gönder” ikonunu tıklayınız.