Gelişmiş RFQ Teklif Analizi

RFQ Listesi sayfasında listelenen RFQ süreçlerinin ilgili satırında bulunan “Teklif Analizi” ikonuna tıklanarak veya sürecin detaylarının son adımı olan “Özet & Etkinleştir” sayfasındaki “Teklif Analizi” butonunu kullanarak ilgili sayfaya erişim sağlanabilir.

Açılan sayfa sürecin durumuna, katılımcıların teklif verme durumuna ve alınan aksiyonlara göre şekillenmektedir.

Henüz teklif iletilmemiş RFQ süreçlerinde sadece “Cevap Durumu” alanı ilgili sayfada mevcuttur. Bu tabloda, katılımcıların temel bilgileri, teklif gönderip göndermedikleri ve aktiflik durumları görüntülenebilir.

· Tedarikçi: Katılımcı firmaların ünvanları listelenmektedir. Ünvanın sol tarafında bulunan adam ikonuna basıldığında ilgili katılımcının sürece son eriştiği, son teklif verdiği ve sisteme son giriş yaptığı zamana ulaşılabilir.

· Yetkili Kişi: Katılımcı firma yetkililerinin ad ve soyadları listelenmektedir.

· E-Posta: Katılımcı firma yetkililerinin e-posta adresleri listelenmektedir.

· Sabit Telefon: Varsa katılımcı firmaların sabit telefon numaraları listelenmektedir.

· Belgeler: Katılımcıların sürece yükledikleri belgelerin sayıları listelenir. Katılımcı 1 veya daha fazla belge yüklemişse, sayı üzerine tıklandığında yüklenen belgelerin detaylarını gösteren bir alan açılır. Bu alan üzerinden istenilen belgeler indirilebilir.

İlgili belgeler aynı zamanda “Cevap Durumu” alanının sağ üst kısmında bulunan “Tüm Belgeleri İndir” butonundan da toplu şekilde indirilebilir.

· Katılım Durumu: Katılımcıların belirttikleri katılım durumları listelenmektedir.

· Teklif Aşamasında: Katılımcıların sürece teklif verip vermediği bilgisi listelenmektedir.

· Pazarlık Aşamasında: Katılımcıların, süreç pazarlık aşamasındayken davet edilip edilmediği ve davet edilenlerin revize teklif verip vermediği bilgisi listelenmektedir.

Sayfanın sağ tarafında yapışkan bir kur seçimi butonu bulunmaktadır. Bu butona tıklandığında açılan pencereden para birimi seçimi yapılabilir. Kur tarihi seçildiğinde, seçilen tarihin kur bilgilerine göre pariteler otomatik olarak belirlenir, istenirse manuel olarak da değer girilebilir. Belirlenen kur bilgilerine göre, “Teklif Analizi” sayfasındaki fiyatla ilişkili alanlar otomatik olarak güncellenir.

“Teklif Analizi” sayfasında bulunan “Teklif Durumu” alanında her bir kalem için ayrı konteyner yapıları bulunmaktadır ve katılımcıların verdiği tekliflerin detayları ilgili konteyner yapılarının içerisinde yer almaktadır. Şablonda yer alan tüm sütunlara ait katılımcı teklifleri ile formül sütunlarının hesaplanmış değerlerine bu alandan erişilebilir.

“Kur Seçimi” penceresinde parite değerleri belirlendikten sonra, katılımcıların tekliflerinin sağ tarafında Kur ikonu bulunmaktadır. Bu ikonun üzerine gelindiğinde, ilgili sütuna ait katılımcının vermiş olduğu orijinal teklif değeri görüntülenir.

Sol üst kısımda üç adet açılır liste bulunmaktadır.

· Teklif Kriteri: Bu alanda, fiyat sütunları ile hesaplamasında fiyat sütunu veya sütunları kullanılan formül sütunları listelenir. Tekliflerin birbiriyle kıyaslanması, burada seçilen sütuna göre yapılır. Her kalemde, seçilen sütun için verilen en iyi teklifler yeşil renkle vurgulanır.

· Sırala: Bu alanda “Tedarikçi” ve “En İyi Teklif” olmak üzere iki seçenek bulunur. “Tedarikçi” seçeneği seçildiğinde, her kalem konteynerindeki teklifler katılımcı unvanlarına göre alfabetik olarak sıralanır. “En İyi Teklif” seçeneği seçildiğinde ise, “Teklif Kriteri” alanında belirlenen sütundaki teklif değerlerine göre teklifler iyiden kötüye doğru sıralanır.

· Teklif Seçimi: Bu alanda “Kalem Bazında” ve “Genel Toplam Bazında” seçenekleri bulunmaktadır. Tüm seçenekler, “Teklif Kriteri” alanında seçilen sütuna göre hesaplanır. “Kalem Bazında” seçeneği seçildiğinde, her kalem için en iyi teklife sahip katılımcıların kutucukları işaretlenir. “Genel Toplam Bazında” seçeneği seçildiğinde ise, dip toplamda en iyi teklife sahip olan tek katılımcı (eşit dip toplam teklifine sahip başka bir katılımcı yoksa) her kalem içinde seçilir.

Genel Toplam

Bu alanda katılımcıların verdiği tekliflerin dip toplamlarına ulaşılır. Dip toplam bilgileri “Teklif Kriteri” alanında seçilen sütun baz alınarak göre hesaplanmaktadır.

En İyi Teklif

Bu alanda, hem dip toplam bazında en iyi teklife sahip katılımcının hem de kalem bazında en iyi tekliflere sahip katılımcıların “Teklif Kriteri” alanında seçilmiş sütundaki en iyi teklifleri gösterilmektedir. Süreç kapandıktan sonra pazarlık aşamasına geçilip katılımcılar tarafından revize teklifler verildiğinde, “Değişim Oranı” kolonu en iyi teklifler arasındaki değişimi yüzdesel olarak göstermektedir.

Pazarlık Sürecinin Başlatılması

Teklifler toplandıktan ve süreç Kapalı duruma geçtikten sonra, katılımcılardan tekliflerini revize etmeleri istenirse pazarlık turlarına geçiş başlatılabilir. Pazarlık aşamasına geçiş yapmak için, "Teklif Durumu" konteyneri içinde yer alan "Pazarlık Süreci Başlat" butonuna basılmalıdır.

Açılan ekran üzerinden pazarlık turunun ne zaman biteceği belirlenir ve istenirse katılımcılara açıklama notu girilebilir. Ekranda listelenen katılımcıların satırında bulunan aşağı yönlü ok ikonuna basıldığında ilgili katılımcının kalemlere verdiği tekliflerin detayı görüntülenebilir. Tekliflerinde revizyon yapmaları istenen katılımcıların kutucukları işaretlenmelidir.

Eğer özellikle revize teklif talep edilecek fiyat sütunları varsa, “Revize Edilecek Sütun” butonuna basılarak seçim yapılabilir. Butona basıldığında açılan ekranda revize teklif talep edilecek fiyat sütunları katılımcı bazında seçilebilmektedir.

Seçilen sütunlar ilgili katılımcıların ekranında vurgulanacaktır. Katılımcılar yine de vurgulanmamış sütunlarda da tekliflerini revize edebilirler.

Pazarlık süreci başlatıldıktan sonra belirlenen katılımcılara sistem tarafından e-posta gönderimi gerçekleşmektedir ve süreç Kapalı durumundan Pazarlık Aşamasında durumuna geçer ve ilgili butonun ismi “Revize İste” olarak değişir. Bu butona tekrar basılarak önceden pazarlık turuna davet edilmemiş katılımcılar davet edilebilmektedir. Bitiş tarihi geldiğinde süreç tekrar Kapalı durumuna geçmektedir, tekrar pazarlık turu başlatılmak istenirse “Revize İste” butonu aracılığından aynı işlem gerçekleştirilip diğer pazarlık turu başlatılabilir. Tur bilgileri “Teklif Analizi” sayfasının sol üst kısmında belirtilmektedir.

Teklif Değişimi

Pazarlık aşamasına geçildiğinde “Cevap Durumu” alanında “Teklif Değişimi” butonu görüntülenmektedir

Bu butona basıldığında açılan ekran üzerinden katılımcıların, hem kalem hem de genel toplam bazında pazarlık aşamasında önce verdiği ilk teklifler, pazarlık aşamasından sonra verdiği son teklifler, teklifler arasındaki fiyat değişiminin tutarsal ve oransal bilgisi ve verilmiş revize tekliflerin sayısına ulaşılabilir.

Ekrandaki veriler, sol üst köşede yer alan “Teklif Kriteri” butonunda seçilen fiyat / formül sütununu baz alarak düzenlenmektedir.

Teknik Onay Süreci

Teklifler seçilip “Teknik Onaya Gönder” butonuna basıldığında ilgili ekrana ulaşılabilir.

"Görüntüleme Seçimi" alanından, teklif bilgilerinin ilgili onaycı tarafından görüntülenip görüntülenemeyeceği belirlenir. Eğer önceden kurgulanmış bir teknik onay akışı mevcutsa, süreç “Tanımlı Akış” seçeneği üzerinden ilgili onay kurgusuna yönlendirilebilir veya "Manuel Seçim" seçeneği ile süreç, belirli bir kullanıcı seçilerek onayına sunulabilir. İstenirse onay yetkililerinin görebileceği bir açıklama metni girilebilir.

İşlem tamamlandığında RFQ süreci Teknik Onayda durumuna geçer. Akışın başarıyla onaylanması durumunda süreç Teknik Onaylı durumuna geçer. Eğer akış sırasında ret işlemi gerçekleştirilirse, süreç Teknik Ret durumuna geçer.